Bijlage 2 Regeling Uitstapprogramma’s Prostituees: aanwijzing controleprotocol subsidiëring

Regeling Uitstapprogramma’s Prostituees

Voor de uitvoering van de bepalingen die zijn opgesteld ten behoeve van het onderzoek naar de naleving van subsidievoorwaarden is het gewenst dat aan de controlerende accountant aanwijzingen worden verstrekt. In dat kader wordt door de Minister van Justitie als onderdeel in de subsidievoorwaarden een aanwijzing gegeven aan een instelling ten behoeve van diens met de controle belaste accountant in de vorm van een controleprotocol. Daarin gaat het om de reikwijdte en diepgang van het onderzoek naar de naleving van de voorschriften, verbonden aan de aanwending/besteding van de subsidie, en de rapportering daarover. De aanwijzing is onderverdeeld in: Het controleprotocol geeft aan welke accountantsproducten moeten worden geleverd. Mede afhankelijk van het controleobject en de gewenste zekerheid zijn drie varianten mogelijk, te weten: De grondslag voor een zodanige aanwijzing wordt gevonden in de Algemene wet bestuursrecht (Awb), wet Justitie subsidies alsmede in specifieke behoeften van de subsidieverstrekker. In de Awb zijn hierover onder meer de volgende relevante aanwijzingen opgenomen. In artikel 4:79, eerste lid, Awb is bepaald dat bij wettelijk voorschrift of bij subsidieverlening kan worden bepaald dat de in artikel 4:78, eerste lid, Awb bedoelde opdracht tevens strekt tot onderzoek van de naleving van aan de subsidie verbonden verplichtingen. In artikel 4:79, tweede lid, AWB is bepaald dat bij toepassing van het eerste lid de opdracht vergezeld gaat van een bij of krachtens wettelijk voorschrift of bij de subsidieverlening vast te stellen aanwijzing over de reikwijdte en de intensiteit van de controle. Artikel 4:78 AWB vermeldt bepalingen die van toepassing zijn bij het onderzoek van het financiële verslag dat door een subsidieontvanger is opgedragen aan een accountant. Onder meer is in lid 3 bepaald dat de accountant de uitslag van zijn onderzoek weergeeft in een schriftelijke verklaring omtrent de getrouwheid van het financiële verslag. In dit hoofdstuk wordt

• – een Aanwijzing controleprotocol subsidiëring, deel I - Algemeen; dit deel is in beginsel van toepassing op alle door het ministerie van Justitie verstrekte subsidies;
• – een Aanwijzing controleprotocol subsidiëring, deel II - Specifiek; dit deel is specifiek per gesubsidieerde instelling c.q. een groep van gesubsidieerde instellingen.
• – een accountantsverklaring
• – een assurancerapport
• – een rapport van feitelijke bevindingen.
• 1. De jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Entiteit X per ultimo 200x en van het resultaat van Entiteit X over 200x;
• 2. De subsidie rechtmatig is besteed;
• 3. De niet financiële informatie ordelijk, deugdelijk en controleerbaar is totstandgekomen.
• – de regels van Europese aanbesteding niet zijn nageleefd;
• – een geldige juridische titel ontbreekt (vb. in het besluit geen (juiste) juridische grondslag is vermeld, de uitgave niet in overeenstemming is met hetgeen in het besluit is bepaald (bijv. bedrag is hoger dan maximumbedrag);
• – de uitgaven niet in overeenstemming zijn met de basisbescheiden (te hoge inschaling, teveel verlofdagen uitbetaald);
• – goederen zijn betaald maar niet geleverd.
• – Vaststellen dat de kosten verbonden aan hulpverlening in uitgezonderde voorzieningen niet worden toegerekend aan de subsidiabele kosten ter zake van de subsidieverstrekking door het ministerie van Justitie.
• – Vaststellen dat beloningen boven het gemiddeld jaarinkomen van een minister op voorgeschreven wijze zijn opgenomen in de financiële verslaglegging.
• – Vaststellen dat de berekening van de subsidie en de egalisatiereserve op juiste wijze heeft plaatsgevonden en op juiste wijze in de jaarrekening is verwerkt.
• – Vaststellen dat de berekening van de voorziening groot onderhoud op juiste wijze heeft plaatsgevonden en op juiste wijze in de jaarrekening is verwerkt.
• – Vaststellen dat het financiële verslag aansluit op de goedgekeurde begroting waarvoor subsidie is verleend.
• – De naleving van de Europese voorschriften inzake aanbestedingen.
• – Een opschrift dat duidelijk aangeeft dat het rapport een assurance rapport is;
• – Een aanduiding en een beschrijving van de informatie omtrent het object van onderzoek en waar van toepassing van het object zelf;
• – Vermelding van de criteria;
• – Een samenvatting van de uitgevoerde werkzaamheden;
• – De conclusie van de accountant.
• – Vaststellen dat de gerealiseerde jaarbezetting, de gemiddelde bezetting is berekend op basis van de aantallen per kwartaal (indien zo van toepassing) en voldoet aan de gestelde normen.
• – Vaststellen dat de werkelijke kosten voor frictie/leegstand op basis van periodecijfers juist zijn berekend.
• – Vaststellen dat de wijze waarop de verzorgingskosten geadministreerd worden conform de geldende richtlijnen gebeurt, alsmede dat deze juist zijn berekend.
• – Vaststellen dat de kosten uitvoering sociaal plan (ook niet materieel) op de juiste wijze zijn opgesteld.
• – Vaststellen dat rechtsbijstand alleen wordt verleend door daartoe in artikel 13 van de Wet op de rechtsbijstand vermelde rechtsbijstandverleners rekening houdend met de vermelde uitzonderingsbepalingen.
• – Vaststellen dat de met notarissen en anderen aangegane overeenkomsten tot het verlenen van rechtsbijstand op bepaalde gebieden overeenkomen met de in het door de Staatssecretaris goedgekeurde jaarplan vermelde nadere regels.
• – identificatie van de specifieke financiële of niet-financiële informatie waarop de overeengekomen specifieke werkzaamheden toegepast zijn;
• – de beschrijving van het doel waarvoor de overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn uitgevoerd;
• – de beschrijving van de uitgevoerde specifieke werkzaamheden;
• – de beschrijving van de feitelijke bevindingen van de accountant waaronder voldoende details van de gevonden fouten en afwijkingen;
• – de vermelding dat de verspreiding van het rapport is beperkt tot degenen met wie de uit te voeren werkzaamheden zijn overeengekomen.
• – het besluit akkoord is (juiste juridische grondslag en autorisatie door de bevoegde functionaris), maar de interne parafen voor de interne controle ontbreken.
• – de uitgave hoger is dan het maximumbedrag dat volgens de interne regels is toegestaan en die uitgave naderhand is gecorrigeerd tot het maximumbedrag.
• – De aard van de opdracht met inbegrip van het gegeven dat de werkzaamheden niet worden uitgevoerd in het kader van een controle- of een beoordelingsopdracht en dat derhalve geen zekerheid wordt verstrekt.
• – De omschreven doelstelling van de opdracht.
• – De aanduiding van de financiële informatie waarop de overeengekomen specifieke werkzaamheden uitgevoerd zullen worden.
• – De aard, de tijdsfasering en de omvang van de uit te voeren specifieke werkzaamheden.
• – De te verwachten vorm van het rapport van feitelijke bevindingen.
• – Beperkingen in de verspreiding van het rapport met de feitelijke bevindingen.
• – De toereikendheid in het algemeen van de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie met betrekking tot verantwoording van productie eenheden op basis waarvan subsidiering plaatsvindt.
• – De naleving van het voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid en de richtlijnen en werkinstructies voor de met de uitvoering belaste medewerkers en de tijdige aanpassing daarvan als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving.
• – De werking van de procedures voor het registreren van de gegevens die bepalend zijn voor de subsidieverstrekking door of vanwege het ministerie van Justitie.
• – De opzet, het bestaan en de werking van de procedures voor het verlenen en vaststellen van de door de gesubsidieerde instelling verstrekte bijdragen aan derden, voor zover de verstrekte bijdragen worden gefinancierd door het ministerie van Justitie.
• – De werking van de procedures voor het verlenen van toevoegingen en vaststellen van declaraties op basis van de Wet op de rechtsbijstand.
• – De onderzoeksbevindingen met betrekking tot beheersing van specifieke projecten.
• – Het naleven van artikel 7.4.3 van de Jeugdwet (Beleidsinformatie) betreffende de opzet en de werking van de informatieverzameling en -verwerking van de gegevens.
• – Het treffen van een regeling voor de behandeling van klachten, met inachtneming van hetgeen hieromtrent is bepaald in van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
• – De ordelijke, deugdelijke en controleerbare totstandkoming van de niet-financiële informatie.
• (1) op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze tot stand gekomen:
• – de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;
• – het totstandkomingsproces is achteraf reconstrueerbaar;
• – de niet-financiële informatie die als uitkomst van het totstandkomingsproces wordt opgeleverd stemt overeen met de niet-financiële informatie zoals die in de verantwoording is opgenomen.
• (2) niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.
• (3) de niet-financiële informatie wordt voorzien van een duidelijke bronvermelding.
• (a) Het beoordelen van de opzet en bestaan van de informatieverzameling en verwerking van de niet financiële informatie ten behoeve van de oordeelsvorming over de ordelijke, controleerbare en deugdelijke totstandkoming. Daarbij worden de doelstellingen en de beheersmaatregelen die zijn genomen om deze doelstellingen te behalen in kaart gebracht, èn
• (b) Het toetsen of deze maatregelen gedurende het jaar daadwerkelijk in de praktijk zijn gebracht.
• (c) De aanwezigheid van bronvermelding.
• – alle voorwaarden die gesteld zijn bij de bouwsubsidieverlening tot de datum van het investerings- overzicht zijn nageleefd.
• – Wij zijn nagegaan of ...
• – Wij hebben een onderzoek verricht naar ...
• 1. Europese aanbestedingsrichtlijnen: Richtlijn 93/36/EEG voor de coördinatie van opdrachten voor Leveringen, Richtlijn 92/50/EEG voor de coördinatie van de opdrachten voor Diensten, Richtlijn 93/37/EEG voor de coördinatie van de procedures voor het aanbesteden van Werken, Wijzigingsrichtlijn 97/52/EEG voor Diensten, Leveringen en Werken.
• 2. Nederlandse wet- en regelgeving: Besluit Aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten Stbl. 408 (2005) e.v., Raamwet EEG-voorschriftenoverheidsaanbestedingen 212 jo (1993) , 305 (1993), 379 (1994), 436 (1997), 542 (1998).
• 3. Algemene wet bestuursrecht titel 4.2 en titel 4.2.8.
• 4. Wet Justitie-Subsidies
• 5. Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Stb 2006, 95)
• 6. Besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid 2007.