Bijlage 3.5 Subsidieregeling sterktes in de regio

Subsidieregeling sterktes in de regio

behorende bij de ACCOUNTANTSVERKLARING betreffende de aanvraag om vaststelling van een subsidie uit hoofde van de Subsidieregeling sterktes in de regio, Hoofdstuk 3. Regionale investeringsprojecten Dit controleprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte en de intensiteit van de controle aan de accountant, die is belast met de controle van de, door de subsidie-ontvanger, bij het Ministerie van Economische Zaken (hierna te noemen EZ) in te dienen aanvraag om subsidievaststelling. De controle kan worden uitgevoerd door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De Auditdienst van EZ kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole inzake deze subsidie. De accountant, die de controle uitvoert, verstrekt de Auditdienst desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden1Krachtens de Comptabiliteitswet 2001 (artikelen 43, 43a) heeft de Minister – bij commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma en natuurlijke personen die een beroep of bedrijf uitoefenen aan wie door de Staat of een derde voor rekening of risico van de Staat rechtstreeks of middellijk een subsidie, een lening of garantie wordt verstrekt – het recht nadere inlichtingen in te winnen n.a.v. terzake ontvangen bescheiden.Ook is de Minister bevoegd inzage te vorderen in de controledossiers van de accountant die de betreffende bescheiden heeft gecontroleerd om te bepalen of bij de vaststelling kan worden gesteund op de door deze accountant uitgevoerde controle. Met betrekking tot het verlenen van inzage in het controledossier kan de accountant zich niet beroepen op de omstandigheid dat hij op grond van andere bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen tot geheimhouding is verplicht van in dit dossier opgenomen vertrouwelijke gegevens. De Minister is bevoegd van stukken inzake de betreffende controle uit de controledossiers kopieën te maken.. De eventuele extra kosten van deze accountant in verband met de revi

• – het Kaderbesluit EZ-subsidies;
• – de Subsidieregeling sterktes in de regio: de artikelen onder hoofdstuk 1 en de artikelen onder Hoofdstuk 3 op basis waarvan de subsidie is verleend;
• – eventuele specifieke subsidievoorwaarden volgens de subsidieverleningsbeschikking met directe financiële gevolgen voor de subsidieverantwoording.
• 1. De accountant stelt een risico-analyse op inzake het risico dat de specifieke financiële verantwoording een materiële fout bevat. Deze risico-analyse wordt specifiek gemaakt voor deze controle; niet volstaan kan worden met een standaard analyse. In de risicoanalyse maakt de accountant zichtbaar welke (eventuele aanvullende) controles gericht op deze risico’s zullen worden uitgevoerd.
• 2. De accountant ontwikkelt op grond van de risico-analyse een controleplan waarin zijn vastgelegd: de aard, de tijdsfasering en de omvang van de controlewerkzaamheden die door leden van het opdrachtteam moeten worden uitgevoerd om toereikende controle-informatie te verkrijgen om het controlerisico tot een aanvaardbaar laag niveau te reduceren.
• 3. In het controleplan worden de feitelijk gebruikte controletolerantie (in relatie tot de financiële verantwoording) in euro’s vastgelegd. Hierbij wordt de goedkeuringstolerantie (zie paragraaf 2.2) vertaald naar toegepaste controletolerantie, waarbij de goedkeuringstolerantie het maximum is.
• 4. Bij de controle wordt vastgesteld of de in de financiële verantwoording opgenomen posten, met in achtneming van de gestelde marges (zie 2.2), rechtmatig (zie definitie 2.3) zijn besteed.
• 5. De accountant controleert of de financiële verantwoording voldoet aan de daarvoor gestelde eisen in de onder 1.3 genoemde wet- en regelgeving.
• 6. De accountant controleert de bij de aanvraag om subsidievaststelling verstrekte informatie op de volgende punten:
• a) de juistheid van de verstrekte informatie betreffende de verwerking van de gerealiseerde projectkosten in de fiscale jaarrekening, dat deze kosten de taxatiewaarde niet te boven gaan en het bedrag van de gerealiseerde projectkosten dat betrekking heeft op nog te betalen huurkooptermijnen en/of leasetermijnen (vaststellingformulier vraag C.1);
• b) de juistheid van de verstrekte informatie betreffende de datum voor welke de investeringen zijn gedaan (vaststellingsformulier vraag C.3.a);
• c) de juistheid van de verstrekte informatie betreffende de datum waarna de investeringen in gebruik zijn gesteld (vaststellingsformulier vraag C.3.b);
• d) de juistheid van de verstrekte informatie betreffende de kosten als bedoeld in artikel 3.5 van de regeling (vaststellingsformulier vragen C.3.c tot en met C.3.g);
• e) de juistheid van de verstrekte informatie betreffende de financieringskosten (vaststellingsformulier C.3.h);
• f) de juistheid van de verstrekte informatie betreffende de opgevoerde vervangingsinvesteringen (vaststellingsformulier vragen C.3.i en C.3.j);
• g) de juiste en volledige weergave van de door bestuursorganen of door de Commissie van de Europese Gemeenschappen verstrekte subsidies (en indien van toepassing bijdragen van andere derden) ter zake van de kosten van de gesubsidieerde activiteiten (vaststellingsformulier vraag C.4);
• h) de juistheid van de verstrekte informatie betreffende de datum van ingebruikstelling van aangeschafte bedrijfsgebouwen en duurzame bedrijfsuitrusting (aanvraagformulier vraag C.5);
• i) de juistheid van de verstrekte informatie over het al dan niet in aftrek kunnen brengen van de BTW.
• 7. De accountant kan bij zijn controle gebruik maken van controlewerkzaamheden, die zijn uitgevoerd bij de controle van de jaarrekening. Een enkele verwijzing hiernaar is onvoldoende documentatie. In het controledossier voor de specifieke verklaring dienen deze werkzaamheden te worden beschreven evenals de belangrijkste relevante conclusies. Het controledossier voor de specifieke verklaring moet zelfstandig bruikbaar zijn. Dit betekent dat de relevante stukken in dat dossier zelf opgenomen moeten worden en dat de informatie uit het jaarrekeningdossier voor dit doel gekopieerd en indien nodig bewerkt moet worden.
• 8. De accountant zorgt voor adequate controledocumentatie, waaruit blijkt dat de werkzaamheden conform het controleplan zijn uitgevoerd, wat de uitkomsten van de controle zijn alsmede dat deze zijn beoordeeld door de eindverantwoordelijke partner. Deze documentatie omvat in ieder geval stukken waaruit blijkt:
• – dat de cijfermatige juistheid van de verantwoording is nagegaan;
• – dat de verantwoording aansluit met de financiële administratie;
• – welke de aard en de omvang is van verrichte deelwaarnemingen op in de verantwoording opgevoerde kosten;
• – dat een cijferbeoordeling is uitgevoerd van de werkelijk verantwoorde kosten ten opzichte van de begrote kosten;
• – dat de accountant heeft gecontroleerd of de Europese aanbestedingsrichtlijnen door de instelling – indien van toepassing2Bedrijven/instellingen die in totaal voor meer dan 50% gesubsidieerd worden door aanbestedende diensten zijn daarmee zelf ook aanbestedende dienst geworden.– zijn nageleefd.
• 1. accountantsverklaring: hiervoor wordt de ‘Voorbeeldtekst HRA 3 sectie II hoofdstuk 10.3: accountantsverklaring bij een subsidiedeclaratie in de publieke sector’ gehanteerd.
• 2. verslag van niet gecorrigeerde fouten: hierin rapporteert de accountant de gebleken niet-materiële fouten bij de controle, welke niet zijn gecorrigeerd, voor zover deze (per fout) de omvang van 0,1% van het financieel belang van de financiële verantwoording overschrijden. Dit rapport heeft het karakter van een uitzonderingsrapportage. De aard en omvang van deze fouten worden vermeld. Deze rapportage kan (uitsluitend) achterwege blijven indien dergelijke fouten niet zijn gebleken.