Art. 3 Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden, Verleningscriteria

Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden

1. Een machtiging wordt in ieder geval verleend, indien de zorgdrager blijkens een ontwerpvervangingsbesluit voor alle in dat verband te digitaliseren archiefbescheiden:

a. toepassing zal geven aan:

1°. artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden; en

2°. een ten behoeve van de aanvraag ingediende beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging, die ten minste voorziet in de elementen die zijn opgenomen in paragraaf 1 van de bijlage bij deze beleidsregel en die onder meer dient ter instructie voor de personen die binnen de organisatie belast zijn met taken in het vervangingsproces; en

b. ten minste zal voldoen aan de technische specificaties die zijn opgenomen in paragraaf 2 van de bijlage bij deze beleidsregel.

2. Een machtiging wordt slechts verleend voor de vervanging van archiefbescheiden die:

a. zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit, en zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan; of

b. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit.