Art. 15.6 Organisatiebesluit Staf, Directie Communicatie en Informatie

Organisatiebesluit Staf

1. De afdeling Documentdiensten staat onder leiding van een hoofd.

2. De afdeling bestaat uit de volgende eenheden:

a. de eenheid Documentmanagement (DM);

b. de eenheid Documentbehandeling en Logistiek (DL);

c. de eenheid Grafische en Multimediale Diensten (G&M);

d. de eenheid Kennis- en Informatiecentrum (KIC).

3. De afdeling heeft de volgende taken:

a. het leveren van documenten en het bezorgen van inkomende (digitale) post;

b. het zorgen voor digitalisering van documenten;

c. het registreren en verzenden van uitgaande post;

d. het zorgen voor en adviseren over reproductie van documenten;

e. het zorgen voor en adviseren over het ontwerpen en vormgeven van grafische producties;

f. het beheren van decentrale multifunctionele kopieerapparaten;

g. het beheer van het papieren en digitale archief;

h. het opstellen, onderhouden en implementeren van de ordeningsplannen in het digitale archief;

i. het implementeren, gebruiken en beheren van selectielijsten;

j. het verzamelen, laten beoordelen en laten goedkeuren van de concept handelingen in concept selectielijsten;

k. het beheren en onderhouden van de Handelingenbank;

l. het beheren en ontsluiten van, beantwoorden van vragen over en gevraagd en pro-actief verstrekken van informatie uit het papieren en digitale archief;

m. het verstrekken van informatie op basis van de WOB en het beschikbaar stellen van bescheiden op basis van de Archiefwet;

n. het verzorgen van de dossiervorming, het beheren van het metadatamodel/trefwoordenboom;

o. het verrijken van dossiers door het toevoegen van informatie uit andere bronnen;

p. het zorg dragen voor het tijdig overdragen van archieven naar het Nationaal Archief;

q. het vervaardigen en verstrekken van procesinformatie over de verblijfplaats en voortgang van archiefstukken en het opstellen van rappellijsten;

r. het verwerven, formeel ontsluiten, beheren en publiceren van externe bronnen;

s. het opstellen en verstrekken van aanwinstenlijsten en het verzorgen van de uitlening van publicaties;

t. het exploiteren van een Kennis- en Informatiecentrum;

u. het beantwoorden van eerstelijns interne vragen;

v. het versturen van publicaties aan burgers;

w. emailafhandeling i-netten reacties.