Bijlage 5 Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC: bij de Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC

Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC

De leerlingenadministratie omvat per leerling de volgende gegevens: Daartoe zijn vanaf het moment van inschrijving in de leerlingenadministratie de volgende documenten opgenomen: Voor iedere leerling: Indien van toepassing: Voorbeelden van een inschrijfformulier en een ouderverklaring zijn beschikbaar op de website van DUO. Het verzuim dient per dagdeel geregistreerd te worden en bevat van iedere leerling de volgende gegevens: Voor alle genoemde basisdocumenten geldt een bewaartermijn van vijf jaar na de datum van uitschrijving van de leerling. De documenten mogen eventueel ook in gedigitaliseerde vorm worden opgeslagen. De documenten worden binnen 8 weken na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd (artikel 9 Besluit bekostiging WPO; artikel 8 Besluit bekostiging WEC).

• • persoonsgegevens van de leerling, waaronder het persoonsgebonden nummer, inclusief alle mutaties;
• • gegevens die nodig zijn om het leerlinggewicht vast te stellen;
• • het leerlinggewicht van de leerling;
• • de registratie van het verzuim.
• − een volledig ingevuld en door de ouder(s) of verzorger(s) ondertekend inschrijfformulier.
• − een bewijs van uitschrijving van de vorige school als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onderdeel a, van het Besluit bekostiging WPO, respectievelijk artikel 6, eerste lid, onderdeel a, van het Besluit bekostiging WEC;
• − een verklaring als bedoeld in artikel 7, eerste lid onder b, van het Besluit bekostiging WPO respectievelijk artikel 6, eerste lid, onderdeel b of c, van het Besluit bekostiging WEC met betrekking tot het in de periode van 6 maanden voorafgaand aan de inschrijving niet eerder op een andere school, of een school of instelling voor ander onderwijs ingeschreven staan van de leerling. Een aparte verklaring is niet nodig wanneer de betreffende gegevens zijn opgenomen op het inschrijfformulier;
• − een kopie van het bericht van inschrijving, bedoeld in artikel 7, derde lid, van het Besluit bekostiging WPO respectievelijk artikel 6, derde lid, van het Besluit bekostiging WEC, zoals gezonden aan de vorige school;
• − een volledig ingevulde en door de ouder(s) of verzorger(s) ondertekende ouderverklaring, waaruit duidelijk het opleidingsniveau van de ouder(s) of verzorger(s) blijkt. Op basis van de opleidingsgegevens zoals opgegeven door de ouders verstrekt de school de gegevens inzake het leerlinggewicht, bedoeld in artikel 27, eerste lid, van het Besluit bekostiging WPO. Bij de vaststelling van het leerlinggewicht van leerlingen die na 31 december 2014 op de school zijn ingeschreven, wordt gebruik gemaakt van de standaard voorgeschreven ouderverklaring zoals opgenomen op de website van DUO onder de naam ‘Ouderverklaring vaststelling leerlinggewicht’. Scholen kunnen de vaststelling van het leerlinggewicht van leerlingen die na 31 december 2014 op de school zijn ingeschreven niet baseren op een andere ouderverklaring dan deze standaard voorgeschreven en volledig ingevulde en ondertekende ouderverklaring.
• − Een kopie van het bewijs van uitschrijving, bedoeld in artikel 8, eerste lid, van het Besluit bekostiging WPO en artikel 7, eerste lid, van het Besluit bekostiging WEC;
• − indien van toepassing het bericht van inschrijving, bedoeld in artikel 8, tweede lid, van het Besluit bekostiging WPO en artikel 7, tweede lid, van het Besluit bekostiging WEC, zoals ontvangen van de volgende school.
• − De verzuimregistratie per leerling;
• − kennisgevingen aan burgemeester en wethouders van verzuim zonder geldige reden.
• − de naam en roepnaam;
• − de groep of klas waarin de leerling is geplaatst;
• − het ziekteverzuim;
• − de afwezigheid anders dan vanwege ziekte;
• − of de afwezigheid anders dan vanwege ziekte al dan niet geoorloofd is.