Bijlage II Regeling uitkeringen cultuurbereik 2005–2008: controleprotocol

Regeling uitkeringen cultuurbereik 2005–2008

Dit controleprotocol is bedoeld voor de accountant bij het controleren van de verantwoording van gemeenten en provincies die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) de volgende specifieke uitkeringen ontvangen en die hun verantwoording dienen te voorzien van een accountantsverklaring: Dit controleprotocol is van toepassing met ingang van de verantwoording over 2005. Onder een specifieke uitkering wordt verstaan: middelen die de minister aan een gemeente of provincie beschikbaar stelt voor de subsidiëring van algemeen omschreven activiteiten of doelen, waarbij de verantwoordelijkheid voor de inzet van de middelen, waaronder de verdere subsidiëring aan natuurlijke personen en rechtspersonen (hierna te noemen: subsidieontvangers), wordt overgedragen aan de gemeente of provincie. Door de specifieke uitkeringen wordt de gemeente of provincie beter in staat gesteld voorzieningen te treffen die aansluiten bij de lokale cultuurbehoeften. Er is hier sprake van decentralisatie van bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De gemeente of provincie draagt bij de specifieke uitkeringen een grote verantwoordelijkheid. Zij zijn niet alleen verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de bestedingen die zij zelf doen, maar zij zijn ook verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van middelen die zij aan de subsidieontvangers overdragen. Bij de verantwoording is de gemeente of provincie dus op twee niveau’s verantwoordelijk voor de besteding van de specifieke uitkering: Rechtmatige besteding van de specifieke uitkering betekent hier dat de subsidieontvangers de specifieke uitkering hebben besteed ter realisatie van de afgesproken doelen. De gemeente of provincie moet schriftelijk hebben vastgelegd hoe en wanneer de subsidieontvangers verantwoording afleggen aan de gemeente of provincie. Uit deze verantwoording moet tenminste blijken dat de subsidieontvangers de specifieke uitkering hebben besteed ter realisatie van d

• · Cultuurbereik voor de periode 2005–2008,
• · Beeldende kunst en vormgeving (BKV) voor de periode 2005–2008,
• · Cultuureducatie primair onderwijs voor de jaren 2005 en 2006.
• 1. De gemeente of provincie moet verantwoorden op welke wijze zij de verschillende specifieke uitkeringen heeft besteed. De besteding heeft betrekking op de overdracht van de specifieke uitkeringen door de gemeente of provincie aan de subsidieontvangers en de inzet van de specifieke uitkeringen door de gemeente of provincie zelf. Onder besteding wordt verstaan het financiële totaal van uitgaven en verplichtingen binnen de bestedingstermijn, zoals genoemd in de betreffende regeling of wet.
• 2. De gemeente of provincie is verantwoordelijk voor de rechtmatige inzet van de specifieke uitkeringen bij de subsidieontvangers. Deze verantwoordelijkheid houdt in dat:
• – de specifieke uitkering conform de aanvraag of vastgelegde afspraken moet zijn verdeeld;
• – de specifieke uitkering moet zijn besteed ter realisatie van de door de gemeente of provincie en de betreffende instelling(en) overeengekomen doelen;
• – de gemeente of provincie de toezichts- en controlestructuur zo heeft ingericht dat zij zekerheid heeft over de rechtmatige besteding van de specifieke uitkering door de subsidieontvangers.
• – Model inhoudelijke verantwoording gemeenten en provincies Actieplan Cultuurbereik (Bijlage IV bij de Regeling);
• – Model inhoudelijke verantwoording gemeenten en provincies Geldstroom Beeldende Kunst en Vormgeving (Bijlage V bij de Regeling);
• – Model inhoudelijke verantwoording gemeenten en provincies Cultuureducatie Primair Onderwijs (Bijlage VI bij de Regeling);
• – Model financiële verantwoording gemeenten en provincies Actieplan Cultuurbereik en gemeenten Geldstroom Beeldende Kunst en Vormgeving (Bijlage VII bij de Regeling);
• – Model financiële verantwoording provincies Geldstroom Beeldende Kunst en Vormgeving Bijlage VIII bij de Regeling);
• – Model financiële verantwoording gemeenten en provincies Cultuureducatie Primair Onderwijs (Bijlage IX bij de Regeling).
• 1. de overdracht aan subsidieontvangers;
• 2. de besteding door de gemeente of provincie zelf.
• – de verplichting rechtens afdwingbaar is;
• – de doelen waarvoor de besteding is gedaan, betrekking hebben op de periode waarvoor de specifieke uitkering is verstrekt;
• – voor een accountant aan de hand van een contract of beschikking verifieerbaar is dat de besteding daadwerkelijk is gedaan en op welke periode deze betrekking heeft;
• – de bestedingen voor de gehele periode geen betrekking hebben op aankopen en huurvergoedingen van kunstinstellingen met een uitleen noch op kunstaankopen ter verfraaiing van overheidsgebouwen (deze voorwaarde geldt specifiek voor de Geldstroom BKV);
• – de bestedingen voor de jaren 2006, 2007 en 2008 geen betrekking hebben op (subsidies/regelingen/fondsen ten behoeve van) individuele kunstenaars en vormgevers (deze voorwaarde geldt specifiek voor de Geldstroom BKV).
• 1. Beleidskader Actieplan Cultuurbereik 2005–2008: de eigen bijdrage van gemeenten of provincies voor cultuurbereik is minstens even hoog als de OCW-bijdrage (artikel 6, eerste lid, onderdeel a, van de Regeling).
• 2. Beleidskader Geldstroom Beeldende Kunst en Vormgeving:
• – inzake de negen steden Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht, Groningen, Enschede, Arnhem, Eindhoven en Maastricht: de eigen bijdrage van gemeenten voor beeldende kunst en vormgeving is minstens even hoog als de OCW-bijdrage (artikel 6, eerste lid, onderdeel b, van de regeling).
• – inzake provincies: de eigen bijdrage van provincies voor beeldende kunst en vormgeving is minstens even hoog als dat deel van de OCW-bijdrage Geldstroom BKV. Indien dit niet het geval is, dient de provincie voor het verschil tussen de OCW-bijdrage en de eigen bijdrage aan te tonen dat besteding van de middelen is geschied in samenwerking met gemeenten (artikel 6, eerste lid, onderdeel c, van de Regeling). Onder samenwerking wordt verstaan: een aantoonbare betrokkenheid van een of meerdere gemeenten bij de keuze voor de bestemming van de provinciale middelen. Dit kan blijken uit: instellingsbeschikkingen, verslagen van beoordelingscommissies en schriftelijke afspraken tussen gemeenten en provincies. De accountant toetst of aan deze voorwaarde is voldaan. Onder de eigen bijdrage van de provincie of gemeente voor beeldende kunst en vormgeving wordt verstaan:
• a. De middelen op de reguliere begroting van provincies en gemeenten voor beeldende kunst en vormgeving; het gaat hier om middelen die door provincies en gemeenten zelf in worden gebracht.
• b. Het deel van subsidies voor provinciale of gemeentelijke musea voor moderne kunst of met een afdeling voor moderne kunst, dat bestemd is voor aankopen, activiteiten en tentoonstellingen; het gaat hier om middelen die door provincies en gemeenten zelf in worden gebracht.
• c. Door provincies en gemeenten verstrekte bijdragen voor beeldende kunst en vormgeving in natura; deze moeten worden gekapitaliseerd.
• d. Investeringen in één keer of in jaarlijkse termijn(en) op basis van de wettelijk vastgestelde regels voor afschrijving.
• 3. Versterking cultuureducatie primair onderwijs: De financiële inzet van gemeenten en provincies in de jaren 2005 en 2006 op het gebied van aanbod, ondersteuning en bemiddeling ten behoeve van het primair onderwijs is minstens even hoog als hun financiële inzet in 2004 (artikel 6, eerste lid, onderdeel d, van de Regeling).
• – of de juiste modellen zijn gebruikt, conform artikel 11 van de Regeling;
• – of de gegevens op de financiële verantwoordingsformulieren (Modellen VII-IX) juist en volledig zijn;
• – dat de specifieke uitkering door de gemeente of provincie alsmede de subsidieontvangers ingezet is voor het realiseren van de afgesproken doelen (artikel 4 van de Regeling);
• – dat de bestedingen rechtmatig zijn;
• – dat de bepalingen in de beschikking zijn nageleefd.
• 1. dat de wijze waarop de realisatie van de outputdoelen door de gemeente of provincie wordt geregistreerd voldoet aan de uitgangspunten of afspraken (definitie en vooraf vastgelegde registratiewijze) in de beschikking;
• 2. dat de in het inhoudelijk verslag opgenomen gerealiseerde doelen overeen komen met de gegevens zoals die in de registratiesystemen zijn opgenomen.
• · Een nadere uitgebreide toelichting op een niet goedkeurende accountantsverklaring;
• · Bevindingen naar aanleiding van de beoordeling van de outputdoelen;
• · Eventuele tekortkomingen bij het gebruik van gegevens van derden.