Bijlage 3 Regeling mandaat, volmacht en machtiging Rijksgebouwendienst 2005: omschrijving van de werkterreinen van de organisatieonderdelen van de Rijksgebouwendienst, bedoeld in de artikelen 7, tweede lid en 8, tweede lid

Regeling mandaat, volmacht en machtiging Rijksgebouwendienst 2005

De directie Frontoffice denkt proactief mee met de klant en zorgt ervoor dat vroegtijdig inzicht bestaat in de behoeften en wensen van de klant, zodat maatwerk kan worden geleverd en de overige directies daarop kunnen inspelen. Het Frontoffice is het ‘gezicht’ van de Rijksgebouwendienst. Het onderhoudt contacten met de klant, draagt uit wat de Rijksgebouwendienst te bieden heeft, verwerft opdrachten van de klant en ziet erop toe dat de opdrachten conform de gemaakte afspraken worden uitgevoerd. Taken van de directie Frontoffice: De directie Vastgoed fungeert als economisch eigenaar en projectontwikkelaar. Zij voert een pro-actief portefeuillemanagement vanuit een lange termijn visie op de vastgoedportefeuille. Een diepgaand inzicht in (potentiële) ontwikkelingen bij klanten, lokale overheden en markten is daarvoor de basis. Kansen in gebieden die voor de huisvesting van de rijksdienst interessant zijn, worden tijdig onderkend en benut. Via innovatieve huisvestingsoplossingen speelt de directie Vastgoed in op de behoeften van klanten, verhoogt zij de gebruikswaarde van het vastgoed voor de klanten en verlengt daarmee de economische levensduur van het vastgoed. Hierbij speelt zij in op de beleids- en bedrijfsstrategie van individuele klanten en de rijksoverheid als totaal. Taken van de directie Vastgoed: De directie Projecten zorgt voor een vlekkeloos verloop van het bouwproces bij nieuw- of verbouwprojecten. Zij zorgt ervoor dat deze projecten worden afgerond binnen de afspraken die daarover met de klant zijn gemaakt ten aanzien van geld, projectorganisatie, tijd, informatie-uitwisseling en kwaliteit. De taak van de directie Projecten is het leveren van managementcapaciteit voor de voorbereiding en uitvoering van: De directie Beheer biedt de rijksoverheidsdiensten een integraal en ongestoord gebruiks- en huurgenot van hun huisvesting. Integraal wil zeggen inclusief services die niet in de huur zijn inbegrepen, waaronder facility management. De directie Beheer onderho

• – het organiseren van een netwerk van contacten bij de klanten, op alle relevante niveaus, teneinde geïnformeerd te zijn en mee te denken over relevante ontwikkelingen bij de klant en de klant te kunnen informeren over producten en diensten van de Rijksgebouwendienst;
• – het opstellen van strategische plannen per klantgroep (account);
• – het aanbieden (op grond van samen met de klant gespecificeerde vraag) van adequate, marktconforme huisvestingsoplossingen gericht op de lange termijn;
• – het opstellen en uitbrengen van offertes conform de wensen van de klant, daarbij zorgdragen voor afstemming met de andere directies;
• – het na akkoord van de klant overdragen van de werkzaamheden aan de overige directies;
• – het verrichten van onderzoek naar klanttevredenheid;
• – het verzorgen van de communicatie voor en de infolijn van de Rijksgebouwendienst.
• – het ontwikkelen van een op de klant en de voorraad gerichte landelijke en lokale portefeuillestrategie;
• – het ontwikkelen van huisvestingsalternatieven en nieuwe huisvestingsconcepten;
• – het ontwikkelen van nieuwe contract- en financieringsvormen (PPS);
• – het inhuren van huisvesting, het initiëren van projectontwikkeling, het deelnemen aan gebiedgericht ontwikkelen en PPS-projecten en het aan- en verkopen van vastgoed;
• – het voorbereiden van investeringsvoorstellen;
• – het beheren en exploiteren van de voorraad en het fungeren als opdrachtgever voor de directie Beheer.
• – huisvestingsprojecten;
• – opstelling van programma’s van eisen bij huisvestingsvragen;
• – planning en voortgangsbewaking;
• – juridische bewaking en begeleiding van geschilprocedures;
• – financiële bewaking;
• – advisering op het gebied van aanbesteding.
• – het technische beheren, gericht op het instandhouden en garanderen van het gebruik van de huisvesting, mede op basis van onderhoudsinspectie;
• – het administratief beheren, gericht op het beheer van onderhoudscontracten en het leveren van vastgoedinformatie over de voorraad;
• – het sluiten van onderhoudscontracten met (markt)partijen en het begeleiden van onderhoudswerkzaamheden;
• – het sluiten van contracten op het gebied van services met de gebruikers;
• – het leveren van advies en het verrichten van werkzaamheden op het gebied van facility management, met name voor inkoop, procedures en beleid;
• – het in de ontwerpfase anticiperen op consequenties van het ontwerp in de beheerfase en het terugkoppelen van beheerervaringen naar de overige directies.
• – het analyseren en adviseren op het gebied van huisvesting (haalbaarheidsstudies, stedenbouwkundige verkenningen, e.d.);
• – het adviseren in de meest brede zin ten aanzien van klantvragen (huisvestingsadvisering en hoogwaardige, specialistische advisering op terreinen als monumenten, kunst, telematica, beveiliging, klimaat en energie);
• – het verrichten van onderzoek, gericht op innovatie;
• – het opstellen van de Architectuurnota en de Monumentennota.
• – het organiseren van de planning- en controlcyclus;
• – het opstellen van management rapportages en de jaarverantwoording;
• – het doorlichten van de bedrijfsvoering;
• – het adviseren en informeren van het management over financieel en control-aspecten op het gebied van beleid en uitvoering;
• – het onderhouden van een passende administratieve organisatie;
• – het opstellen en uitvoeren van het Interne controleprogramma.
• – advisering;
• – administratie en managementinformatie;
• – beleids- en organisatieontwikkeling;
• – ambtelijke ondersteuning Ondernemingsraad Rijksgebouwendienst.
• – advies en projectmanagement;
• – contractondersteuning;
• – beheer (systeem- en netwerkbeheer, inclusief hardware-, applicatie- en netwerkbeheer);
• – systeeminnovatie;
• – gebruikersondersteuning;
• – opleidingen.
• – salariskosten;
• – incidentele beloning;
• – externe inzet;
• – opleidingskosten;
• – overige personele lasten;
• – communicatie/voorlichting;
• – materiële kosten;
• – huisvesting;
• – automatisering.