Bijlage 2 Regeling vaststelling model financiële verantwoording en controleprotocol rijksbijdrage educatie 2004: controleprotocol 2004
Dit onderdeel is het uitgangspunt voor de accountant bij het controleren van de verantwoording van de rijksbijdrage educatie. Van de accountant wordt verwacht dat hij met een grote mate van nauwkeurigheid het onderzoek uitvoert naar de getrouwheid van de gegevens in de verantwoording rijksbijdrage educatie 2004. Alle bevindingen legt de accountant vast in een controledossier. Bij een volgende controle kan dan worden nagegaan of de gemeente afdoende maatregelen heeft getroffen om deze bevindingen te voorkomen. In het controledossier neemt de accountant een risico-analyse op; de accountant geeft gemotiveerd aan hoe de controle is ingericht en uitgevoerd en of er onderwerpen uit dit protocol niet of niet uitgebreid zijn gecontroleerd. De accountant moet controleren of de bestedingen rechtmatig zijn geweest. Op de controle van de besteding en overdracht door de gemeente van de rijksbijdrage educatie zijn bepaalde toleranties van toepassing. De accountant moet de controle zo inrichten dat deze met een zekerheid van 95% de uitspraak kan doen dat de gemeente in 2004 niet meer dan 1% van de rijksbijdrage educatie onrechtmatig heeft besteed of overgedragen. De toleranties zijn gebaseerd op percentages die gelden voor het financieel jaarverslag OCW, op grond van de richtlijnen van het Interdepartementaal Overleg Departementale Auditdiensten. Onjuistheden in de verantwoording/besteding Onzekerheden in de controle Beperking Afkeuring Beperking Oordeel onthouding Controle rijksbijdrage educatie Tolerantie t.o.v. rijksbijdrage educatie >1% en <3% ≥ 3% >3% en <10% ≥ 10% Zoals eerder is aangegeven, is de gemeente ervoor verantwoordelijk dat de rijksbijdrage educatie bij de instellingen doelmatig en rechtmatig wordt besteed. De gemeente moet in de overeenkomst regelen hoe en wanneer de instellingen verantwoording afleggen aan de gemeente. De accountant controleert of in de overeenkomst tussen gemeente en regionaal opleidingencentrum (ROC) de wijze van verantwoorden van de instelling
- 4.1 Stel vast dat de in de verantwoording opgenomen lasten voor educatie berusten op een of meer tussen de gemeente en een regionaal opleidingencentrum (ROC) afgesloten overeenkomsten. Stel vast dat in de verantwoording geen lasten zijn opgenomen in verband met de inkoop van educatieve programma’s bij andere instellingen en bedrijven. De gemeente kan uitsluitend lasten in verband met educatie in de verantwoording opnemen voor zover hiervoor een overeenkomst is vastgelegd met een ROC. De overeenkomst moet voldoen aan de in artikel 2.3.4, tweede lid, van de WEB gestelde eisen.
- 4.2 Stel vast dat de in de verantwoording opgenomen lasten van educatie (zie bijlage 1 onder f.) uitsluitend betrekking hebben op door de gemeente aan ROC’s in 2004 uitbetaalde, of ultimo 2004 nog verschuldigde, gelden voor educatie-activiteiten gedurende 2004. De lasten voor educatie mogen uitsluitend betrekking hebben op educatie-activiteiten die op grond van een over het jaar 2004 afgesloten overeenkomst in 2004 verschuldigd zijn aan ROC’s.
- 4.3 Stel vast dat de gemeente de bedragen die in 2003 zijn teruggevorderd van instellingen in 2004 heeft besteed c.q. verplicht. Het betreft in 2003 van instellingen teruggevorderde bedragen (deze hoeven niet daadwerkelijk naar de rekening van de gemeente te zijn overgemaakt) die niet reeds in 2003 wederom door middel van een overeenkomst zijn verplicht aan instellingen. In 2003 teruggevorderde gelden die in 2004 niet zijn verplicht, moeten worden geretourneerd aan het ministerie.
- 4.4 Stel vast dat bedragen die de gemeente van instellingen terugvordert uitsluitend de rijksbijdrage vanaf 2003 betreft. De gemeente mag alleen de rijksbijdrage die zij over het voorafgaande jaar (2003) terugvordert opnieuw middels een overeenkomst verplichten. De rijksbijdrage die over jaren voorafgaand aan 2003 wordt teruggevorderd mag niet opnieuw worden verplicht. Deze moet worden opgenomen onder punt l. van bijlage 1.
- 4.5 Stel vast dat het bedrag dat naar 2005 wordt overgedragen niet meer bedraagt dan de in 2004 van instellingen teruggevorderde bedragen, die nog niet opnieuw zijn verplicht door middel van overeenkomsten. De rijksbijdrage educatie 2004 dient in zijn geheel besteed te zijn aan educatie-activiteiten (waaronder educatieve programma’s van inburgering) in 2004. Er mag niet wordengereserveerd voor volgende jaren. Uitsluitend in 2004 van instellingen teruggevorderde middelen die niet middels een overeenkomst opnieuw zijn verplicht voor 2004, mogen worden overgedragen naar 2005.
- 4.6 Stel vast dat de bij de overheveling vermelde bedragen overeenkomen in de verantwoording rijksbijdrage educatie en de verantwoording van de rijksbijdrage inburgering. De rijksbijdrage educatie mag mede worden aangewend voor educatieve programma’s als bedoeld in artikel 16 van de Wet inburgering nieuwkomers. Omgekeerd mag de rijksbijdrage voor de inburgering deels worden aangewend voor reguliere educatie. Zie ook de voorlichtingspublicatie in Uitleg OCW-Regelingen van 14 maart 2001, nr. 7. In beide gevallen geldt dat de overheveling alleen is toegestaan om een tekort aan te vullen. Van een tekort is sprake als het totaal van de lasten hoger is dan het totaal van de baten (inclusief een eventuele reserve). De overgehevelde bedragen moeten dus in hetzelfde jaar daadwerkelijk worden besteed aan de ’nieuwe bestemming’ en mogen bij de ’nieuwe bestemming’ niet worden gereserveerd voor latere jaren (inburgering), of overgedragen naar latere jaren (educatie). Ook moet in beide gevallen zowel in de verantwoording van de rijksbijdrage educatie als in de verantwoording rijksbijdrage inburgering nieuwkomers de overheveling zichtbaar worden en gelijk zijn aan elkaar. Dat wil zeggen: indien de rijksbijdrage educatie deels is aangewend voor de inburgering van nieuwkomers, moeten deze middelen in de verantwoording rijksbijdrage educatie worden opgenomen als lasten en in de verantwoording rijksbijdrage inburgering nieuwkomers als baten. In het geval dat inburgeringsmiddelen zijn besteed aan reguliere educatie moeten deze middelen in de verantwoording rijksbijdrage inburgering nieuwkomers worden opgenomen als lasten en in de verantwoording van de rijksbijdrage educatie als baten. Wanneer er sprake is van overheveling moet vastgesteld worden dat: Denk hierbij met name aan samenwerkingsverbanden waarbij middelen voor inburgering en educatie worden overgeheveld door en aan verschillende gemeenten. De verantwoordingen van de betrokken gemeenten en samenwerkingsverbanden moeten zo zijn afgestemd dat het saldo van de overheveling gelijk is aan nul.
- lasten voor educatie zijn gemaakt voor activiteiten waarvoor niet tevens lasten zijn opgenomen in de verantwoording rijksbijdrage inburgering nieuwkomers;
- het totaal van de lasten voor educatie en voor educatieve programma’s niet hoger is dan de lasten die voortvloeien uit de overeenkomsten die de gemeente heeft afgesloten met ROC’s over de te verrichten educatie-activiteiten;
- het saldo van de overgehevelde bedragen die genoemd zijn in de verantwoording educatie en de verantwoording inburgering gelijk is aan nul.
- 4.7 Stel vast dat in de overeenkomst tussen de gemeente en een regionaal opleidingencentrum (ROC) is geregeld dat de instellingen verantwoording afleggen aan de gemeente en dat deze wijze van verantwoorden als zodanig functioneert. De gemeente moet hebben gecontroleerd of de aan het ROC toegekende middelen doelmatig en rechtmatig zijn besteed. Dit moet gebeuren aan de hand van de in de overeenkomst gemaakte afspraken. Niet rechtmatig ingezette middelen bij de instellingen worden door de gemeente teruggevorderd en op het formulier verantwoording educatie 2004 (onder punt c.) opgenomen. Het is toegestaan dat de controle door de gemeente van de doelmatige en rechtmatige inzet bij de instellingen 1 jaar vertraging heeft. Dit betekent dat bij de verantwoording over 2004 moet worden vastgesteld dat de gemeente in ieder geval de afrekening van de instelling over 2003 heeft gecontroleerd.
- Wet educatie en beroepsonderwijs;
- Uitvoeringsregeling WEB, BVE/DenR-1999/44797 d.d. 3 december 1999 (Gele Katern 1999, nummer 31a);