Bijlage A Voorschrift administratieve en factureringsverplichtingen omzetbelasting

Voorschrift administratieve en factureringsverplichtingen omzetbelasting

1. De verzender (degene op wiens naam en voor wiens rekening de facturen worden uitgereikt) maakt minimaal éénmaal per kalendermaand een afstemmingsoverzicht op en verzendt dat aan de ontvanger. Toezending van een afstemmingsbericht over een (deel van een) verstreken kalendermaand geschiedt bij voorkeur uiterlijk 15 dagen na het einde van de betreffende maand. De verzender bewaart een kopie van het verzonden afstemmingsoverzicht.
2. De ontvanger vraagt zo nodig een afstemmingsoverzicht van de verzender. Hij bewaart het ontvangen afstemmingsoverzicht, zoals ook overige brongegevens bewaard worden.
3. De elektronisch verzonden factuurgegevens kunnen zowel bij de verzender als de ontvanger als set binnen de administratie worden herkend.
4. Het afstemmingsoverzicht is een lijst per ontvanger op briefpapier van de verzender met daarop de totalen van de facturen die in een (deel van een) kalendermaand zijn uitgereikt. Het afstemmingsoverzicht bestaat uit drie delen, te weten de kop (zie punt 5), de specificatie (zie punten 6 tot en met 8) en de voet (zie punt 9).
5. In de kop van het afstemmingsoverzicht worden de volgende algemene gegevens opgenomen:
– de datum van uitreiking;
– een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor het afstemmingsoverzicht eenduidig wordt geïdentificeerd;
– het btw-identificatienummer waaronder de ondernemer de levering of de dienst heeft verricht;
– het btw-identificatienummer van de afnemer aan wie de levering of de dienst is verricht en van wie de belasting wordt geheven of waaronder hij de levering heeft afgenomen met toepassing van de bij deze wet behorende tabel II, onderdeel a, post 6;
– de naam en het adres van de ondernemer en zijn afnemer;
– de identificerende codes die worden gebruikt;
– de periode waarop het afstemmingsoverzicht betrekking heeft en
– het aantal facturen.
6. De specificatie van de totalen kan, naar keuze van partijen, geschieden op factuurniveau (zie punt 7) of op artikelniveau (zie punt 8).
7. Indien wordt gekozen voor een specificatie op factuurniveau moet per factuur per munteenheid worden opgenomen:
– het factuurnummer;
– de factuurdatum;
– de munteenheid;
– de vergoeding in de desbetreffende munteenheid;
– het omzetbelastingbedrag in de desbetreffende munteenheid en in euro’s;
– het bedrag van de doorlopende posten (bijvoorbeeld emballage) in de desbetreffende munteenheid;
– het bedrag van de kredietbeperkingstoeslag in de desbetreffende munteenheid en
– het factuurtotaal in de desbetreffende munteenheid.
8. Indien wordt gekozen voor een specificatie op artikelniveau moet per artikelnummer per munteenheid worden opgenomen: Doorlopende posten en kredietbeperkingstoeslag worden gezien als apart artikel bij dit afstemmingsoverzicht.
– het artikelnummer;
– een omschrijving bij het artikelnummer;
– de munteenheid;
– de vergoeding in de desbetreffende munteenheid (a);
– het omzetbelastingbedrag in de desbetreffende munteenheid (b) en in euro’s;
– de totaalbedragen in de desbetreffende munteenheid (c=a+b).
9. De voet van het afstemmingsoverzicht moet per munteenheid de totaalbedragen bevatten van:
– de vergoeding in de desbetreffende munteenheid (d);
– het omzetbelastingbedrag in de desbetreffende munteenheid (e) en in euro’s;
– de bedragen van de doorlopende posten per munteenheid, indien een specificatie op factuurniveau plaatsvindt (f);
– de bedragen van de kredietbeperkingstoeslagen in de desbetreffende munteenheid, indien een specificatie op factuurniveau plaatsvindt (g); en
– de totaalbedragen in de desbetreffende munteenheid (h=d+e+f+g).
10. Er zijn situaties waarin ondernemers een factuur op elektronische wijze uitreiken en de desbetreffende bedragen ontvangen door middel van automatische incasso. De leverancier kan in dat geval aan de afnemer redelijke zekerheid verschaffen omtrent de integriteit van de elektronisch verzonden factuurgegevens als hij voor wat betreft de automatische incasso handelt overeenkomstig het bepaalde in artikel 33, eerste lid, onderdeel e, van de Beschikking. In dit onderdeel is bepaald dat de afrekening van de bank- of giro-instelling als factuur kan worden beschouwd mits daarop – eventueel in begrijpelijke afkortingen – ten minste zijn vermeld: In dergelijke gevallen kunnen de gegevens van de automatische incasso, zoals die op de afrekening van de bank- of giro-instelling worden afgedrukt, in feite worden aangemerkt als afstemmingsoverzicht. Uiteraard zal er ten aanzien van die afrekening voldoende zekerheid moeten bestaan ten aanzien van de authenticiteit van de herkomst.
a. een voldoende identificatie van de ondernemer die de levering of de dienst heeft verricht (een dergelijke identificatie kan soms reeds zijn gelegen in een omschrijving van de prestatie, bijvoorbeeld bij abonnementen op tijdschriften);
b. het gironummer van de afnemer;
c. een omschrijving van de prestatie en de datum of het tijdvak van presteren;
d. de vergoeding;
e. de belasting.