Bijlage 2 Inzamelingsregeling CFK en halonen: behorende bij de Inzamelingsregeling CFK en halonen

Inzamelingsregeling CFK en halonen

Het gaat hierbij om administratieve organisatie en interne controle voor het proces van inzameling tot en met verwerking van halonen en CFK, zoveel mogelijk gebruik makend van de bestaande processen, die waarborgt dat: In deze bijlage wordt soms de term 'gas' gehanteerd voor zowel vloeibare en gasvormige halonen als CFK. Eén van de onvervangbare maatregelen van interne controle is de aanwezigheid van functiescheiding. Adequate (primaire) functiescheiding is noodzakelijk ombeheersmaatregelen, die noodzakelijk zijn voor de organisatie van de inzameling, het transport, de opslag en de verwerking effectief te laten zijn en om het risico van fouten te verminderen. De in de AO/IC betrokken partijen zijn: ontdoener, installateur, inzamelaar, verwerker, Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA), het Internationaal Meldpunt Afvalstoffen (IMA,) de uitvoeringsorganisatie (de Nederlandse Organisatie voor Energie en Milieu), Ministerie van VROM, de provincie of gemeente als Wm-bevoegd gezag, de VROM-Inspectie, accountants. De functiescheiding heeft geen betrekking op de aanwezige functiescheiding binnen de organisatie van deze partijen, maar betreft de minimaal noodzakelijke functiescheiding tussen de diverse betrokken partijen. Tenslotte is het voor een betrouwbare AO/IC noodzakelijk dat registrerende en controlerende taken mede worden uitgeoefend door onafhankelijke derden. In het proces vindt op diverse momenten registratie plaats in financiële en afvalstoffen administraties. Dit rapport gaat niet in op de organisatie en de administraties bij de betrokken (private) partijen. De volgende AO/IC-maatregelen dienen echter minimaal aanwezig te zijn: Voor een volledig betrouwbare AO/IC is het noodzakelijk dat registratie van de goederenstroom mede plaatsvindt bij een onafhankelijke derde, zoals het LMA en het IMA. Hiervan kan de uitvoeringsorganisatie gebruik maken in haar AO/IC om over een onafhankelijke toets te kunnen beschikken op de aangeleverde gegevens. Er is uitgegaan van de be

• een juiste en volledige registratie van de ingezamelde, opgeslagen en verwerkte hoeveelheden halon en CFK plaatsvindt;
• een juiste en volledige registratie van de financiële geldstroom plaatsvindt.
• Werk- c.q. acceptatieprocedures;
• Toereikend opgeleid personeel;
• Maatregelen, die zeker stellen dat wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving;
• Automatisering, die dient te voldoen aan de volgende eisen:
• on-line real-time verwerking;
• invoercontrole;
• de aanwezigheid van een back-up - recovery systeem;
• de aanwezigheid van functiescheiding tussen registeren en uitvoeren;
• het gebruik van een user-id en wachtwoord;
• fysieke beveiliging van de systemen.
• 1. De inzamelaar stuurt op verzoek van de ontdoener/installateur een OG-formulier naar de ontdoener.
• 2. De ontdoener vult het OG-formulier in en stuurt deze retour naar de inzamelaar. De tweede kopie behoudt de ontdoener voor zijn eigen registratie.
• 3. De inzamelaar deelt de ontdoener op basis van de ingevulde gegevens mede of hij de partij wel of niet accepteert.
• 4. Indien de inzamelaar de partij accepteert, kent de inzamelaar een afvalstroomnummer toe en vult het OG-formulier verder in.
• 5. De inzamelaar behoudt de eerste kopie en stuurt het origineel tezamen met één of meer formulieren door naar de ontdoener.
• 6. De ontdoener vult (in overleg met inzamelaar) het Begeleidingsformulier in. De ontdoener vult hier onder andere het door de inzamelaar toegekende afvalstroomnummer in en de (geschatte) hoeveelheid. (N.B.: zonder afvalstroomnummer en Begeleidingsformulier mag de partij het terrein van de ontdoener niet verlaten).
• 7. De partij wordt naar de inzamelaar vervoerd via een transporteur (dit kan zijn de installateur, de inzamelaar zelf of een transportbedrijf). Na ondertekening door de transporteur behoudt de ontdoener het eerste exemplaar van het Begeleidingsformulier en geeft hij de overige exemplaren mee aan de transporteur. Hiermee heeft de ontdoener het bewijs dat de partij ter verzending is aangeboden.
• 8. Bij aflevering van de partij bij de inzamelaar door de transporteur tekent de inzamelaar voor ontvangst op het Begeleidingsformulier. De transporteur krijgt het vierde exemplaar van het Begeleidingsformulier (Administratie-/Vrijwaringsbewijs) mee. In het geval de inzamelaar de partij niet accepteert (bijvoorbeeld in het geval de lading afwijkt van de ingevulde gegevens), zal deze retour worden gestuurd naar de ontdoener en dient de procedure opnieuw te worden doorlopen. Dit kan direct bij aankomst of binnen de acceptatieperiode (ook na analyse van een partij kan blijken dat deze niet aan de eisen voldoet).
• 9. Na acceptatie stuurt de inzamelaar het tweede exemplaar van het Begeleidingsformulier naar het LMA voor registratie en stuurt hij het vijfde exemplaar van het Begeleidingsformulier retour naar de ontdoener. De ontdoener dient dit exemplaar te archiveren als bewijs dat de partij door de inzamelaar is ontvangen en geaccepteerd.
• 10. De inzamelaar gebruikt het derde exemplaar van het Begeleidingsformulier (vrachtbrief) voor eigen administratie. Het is de installateur toegestaan op grond van 'vrijkomen van afvalstoffen bij eigen werkzaamheden' het gas tijdelijk op te slaan op zijn eigen terrein en deze onder één formulierenset door te sturen naar de inzamelaar. In dit geval treedt de installateur op als ontdoener (en eigenaar). Bij het afvoeren van deze verzamelde partij dient de installateur aan te geven waar de partijen vandaan komen; hiertoe dient een overzicht van de primaire ontdoeners, inclusief adresgegevens toegevoegd te worden. Dit overzicht wordt op dit moment niet verlangd en is een aanvulling op de bestaande formulierenstroom. In het geval van CFK-installateurs dienen deze gegevens ook in de STEK-boekhouding van de installateur opgenomen te zijn. Deze gegevens dienen ook in de administratie van de installateur opgenomen te zijn. Indien de installateur gaat optreden als eigenaar, zal de primaire ontdoener niet beschikken over de benodigde bewijsstukken dat hij het gas rechtsgeldig heeft afgevoerd. De ontdoener dient er in dat geval zelf zorg voor te dragen dat hij een schriftelijke bevestiging ontvangt van de installateur waarin deze vermeldt dat hij het eigendom, en de daarbij horende verantwoordelijkheid voor zorgvuldige verwijdering, van het betreffende gas overneemt.
• Bestand afvalstoffen (afvalstroomnummers, afvalstofcodes, klant, hoeveelheden)
• Bestand procesgegevens overpompinstallatie
• Bestand analyseresultaten en -methoden
• Bestand gegevens meet- en analyseapparatuur
• Bestand met weegresultaten en -methoden (in- en uitgaande gasstroom)
• Bestand met stoffenbalans.