Bijlage 5 Regeling rijksbijdrage openbaar vervoer 2001: controleprotocol

Regeling rijksbijdrage openbaar vervoer 2001

Ingevolge uw opdracht hebben wij de bijgevoegde en door ons gewaarmerkte verantwoording van < naam concessieverlener > over < jaar > inzake de besteding van de bijdrage voor het verrichten van openbaar vervoer gecontroleerd. Deze verantwoording is opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de leiding van <naam concessieverlener>. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de verantwoording te verstrekken. Onze controle is verricht in overeenstemming met algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controle-opdachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen onjuistheden van materieel belang bevat. Verder is ons onderzoek verricht met inachtneming van het controleprotocol genoemd in artikel 19, tweede lid, van de Regeling rijksbijdrage openbaar vervoer 2001. Wij zijn van oordeel dat de verantwoording voldoet aan de ter zake gestelde eisen. <Plaats en datum> <Ondertekening>

• 1.1 Dit controleprotocol heeft betrekking op de controle van de door de concessieverlener af te leggen verantwoording inzake de besteding van de ontvangen bijdrage voor de exploitatie van openbaar vervoer op basis van de Wet personenvervoer 2000.
• 1.2 De volgende regelgeving is van toepassing:
• a. de Wet personenvervoer 2000, verder aangeduid als de wet;
• b. het Besluit personenvervoer 2000, verder aangeduid als het besluit;
• c. de Regeling rijksbijdrage openbaar vervoer 2001, verder aangeduid als de regeling;
• d. alle overige van toepassing zijnde documentatie.
• 1.3 De volgende begrippen zijn van toepassing:
• a. derde-accountant: de accountant van de concessieverlener;
• b. verantwoording: de door de concessieverlener aan de Minister van Verkeer en Waterstaat in te zenden verantwoording, als bedoeld in artikel 68, onderdeel b, van het besluit;
• c. jaarrekening: de door de concessieverlener aan de Minister van Verkeer en Waterstaat in te zenden jaarrekening van de concessiehouder, als bedoeld in artikel 68, onderdeel a, van het besluit.
• 1.4 In dit controleprotocol wordt uiteengezet welke algemene uitgangspunten en specifieke vereisten gelden bij de controle door de accountant van de concessieverlener ten behoeve van de onder 1.1 genoemde bijdrage, alsmede op welke wijze de uitkomsten van deze controle dienen te worden gerapporteerd.
• 1.5 Het is mogelijk dat door of namens de Departementale Accountantsdienst van Verkeer en Waterstaat een review zal worden uitgevoerd bij de derde-accountant ter toetsing van de naleving van dit controleprotocol. Indien een review wordt uitgevoerd, zal hierover tevens overleg worden gepleegd met de betreffende concessieverlener.
• 2.1 De controle dient zowel de getrouwe weergave van de financiële verantwoording alsmede de rechtmatige besteding van de ter beschikking gestelde bijdrage te omvatten. Van de derde-accountant wordt derhalve verwacht dat hij niet alleen de getrouwheid van de verantwoording controleert, maar dat hij ook de naleving van de subsidievoorwaarden toetst. Dit betekent dat nagegaan dient te worden of de uitgaven passen binnen het kader van de geldende regelgeving.
• 3.1 Bij de uitvoering van de controle door de derde-accountant van de verantwoording van de concessieverlener dient te worden vastgesteld dat:
• a. de onder 1.1 genoemde bijdrage geheel is aangewend voor openbaar vervoer zoals bedoeld in artikel 18, eerste lid, onderdeel a tot en met e, van de regeling, dan wel is opgenomen in een daarvoor bestemde reserve zoals bedoeld in artikel 18, eerste lid, onderdeel f, van de regeling;
• b. de verplichtingen voor de concessiehouder (zoals vastgelegd in de onder 1.2 genoemde regelgeving) zijn opgenomen in de overeenkomst c.q. afspraken tussen de concessieverlener en concessiehouder;
• c. in het desbetreffende jaar de concessiehouder beschikt over een vergunning conform het gestelde in artikel 14 en 15 van het besluit;
• d. de interne en administratieve organisatie van de concessieverlener voldoende waarborgen geeft, dat er redelijkerwijs van uit kan worden gegaan, dat de overige bestedingen geheel zijn aangewend voor de specifieke doelen waarvoor zij zijn bestemd (de geoormerkte bijdrage), danwel zijn aangewend voor openbaar vervoer;
• e. ten aanzien van de activiteiten bedoeld in artikel 18, eerste lid, onderdeel b, van de regeling, waarvan de kosten ten laste van de bijdrage zijn gebracht, dient te worden vastgesteld dat deze zijn gebaseerd op een (sluitende) kostenverdeeladministratie en betrekking hebben op het openbaar vervoer. De derde-accountant beoordeelt tevens de aanvaardbaarheid van de gehanteerde kostenverdeelsleutels.
• 3.2 De uitgaven voor sociale veiligheid worden op ‘middelenniveau’ gespecificeerd naar de volgende maatregelen:
• a. menselijk toezicht in of nabij voertuigen, stations of halteplaatsen in zowel bedragen als kwantiteiten1Voor het Regionaal Orgaan Amsterdam, de Stadsregio Rotterdam, het Stadsgewest Haaglanden en het Bestuur Regio Utrecht geldt als extra eis een nadere specificatie van de uitgaven naar toezichtfunctie (o.a. BOA’s, conducteurs, controleurs) alsmede een tabel met een cijfermatig overzicht van de fysieke aantallen per functiesoort, uitgedrukt in fte’s in het boekjaar en in die van het vorige jaar.;
• b. materiële zaken als technische hulpmiddelen (o.a. camera’s en meld- of communicatiesystemen) en aanpassingen van voertuig (o.a. herstel vandalisme) of omgeving (o.a. herinrichting stations);
• c. overige uitgaven als opleiding en training van rijdend, toezichthoudend en operationeel leidinggevend personeel, voorlichting en communicatie gericht op een breed publiek of specifieke doelgroepen, samenwerkingsverbanden met o.a. politie, justitie, gemeenten en (andere) vervoerbedrijven, coördinatie, advisering, onderzoek en overige ondersteuningskosten.
• 3.3 Voor de uitgaven voor sociale veiligheid geldt tevens de verplichting tot specificatie van de effecten op ‘resultaatniveau’. Het gaat hierbij om een specificatie voor zowel reizigers als personeel onderverdeeld naar voertuig (per vervoersmiddel: trein, metro, tram bus) en naar station of halte, in de zin van: Bovenstaande informatie behoeft niet in het kader van deze verantwoording te worden aangeleverd wanneer al door deelname aan de landelijke monitorsystemen (klantenbarometer, personeelsmonitor en incidentenregistratie) in deze informatiebehoefte wordt voorzien. Bij de bestedingen van geoormerkte bijdragen voor bedragen kleiner dan € 20.000 vervalt de verplichting tot nadere specificatie op ‘resultaatniveau’.
• a. feitelijke incidenten, m.n. lastig vallen, bedreiging, diefstal en mishandeling;
• b. veiligheidsgevoel (de subjectieve veiligheid), uitgedrukt in een cijfer van 1–10.
• 3.4 De uitgaven voor verbeteringen van de toegankelijkheid van rijdend materieel en stations of haltes worden op `middelenniveau' gespecificeerd naar de volgende maatregelen:
• a. de meerkosten van de aanschaf van lage vloermaterieel;
• b. overige toegankelijkheidsverbeteringen van het rijdend materieel;
• c. verbeteringen van de toegankelijkheid van stations en haltes.
• 4.1 Ten aanzien van de onder 3.1 genoemde specifieke aandachtspunten geldt dat alle bij de controle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden, individueel of in totaal, groter dan 1% van de bijdrage danwel hoger dan € 225.000 worden gerapporteerd. De bevindingen worden als een gewaarmerkte bijlage toegevoegd aan de te hanteren modelverklaring die onder 4.2 is opgenomen.
• 4.2 Model-accountantsverklaring bij een door een concessieverlener af te leggen verantwoording inzake de besteding van de bijdrage voor de exploitatie van openbaar vervoer.