Bijlage 1 Subsidieregeling ESF-EQUAL: controleprotocol (art. 17, vierde lid, Subsidieregeling ESF-EQUAL)
Dit controleprotocol geeft nadere aanwijzingen en een toelichting op de door de accountants uit te voeren controlewerkzaamheden in het kader van de activiteiten, die mede gefinancierd zijn uit het Europees Sociaal Fonds, Communautair Initiatief EQUAL (2001-2006). Dit controleprotocol is geen werkprogramma. De accountant belast met de controle van de einddeclaratie (artikel 17 lid 4) of een tussentijdse rapportage (artikel 13 lid 3) dient zorg te dragen voor een op de situatie toegesneden werkprogramma, waarbij aan de specifieke AO-kenmerken van een project, alsmede aan de controletolerantie, voldoende aandacht wordt geschonken. De wijze waarop het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) toezicht uitoefent op de uitvoering van ESF-projecten is beschreven in een controle- en toezichtsplan (Auditfilosofie ESF-NL). In dit plan worden de verantwoordelijkheden van de diverse partijen die bij de uitvoering van ESF-projecten zijn betrokken (waaronder de externe accountant) nader uitgewerkt. In het kader van de controle op de uitvoering van de Subsidieregeling ESF-EQUAL dient de einddeclaratie voorzien te zijn van een verklaring van een accountant (artikel 16, lid 3). De einddeclaratie en de daarbij afgegeven accountantsverklaring zijn voor SZW de basis voor het vaststellen van de definitieve subsidie. Op grond van artikel 13 lid 3 kan SZW ook verlangen dat een tussentijdse rapportage van een accountantsverklaring wordt voorzien. De tussentijdse rapportage en de daarbij afgegeven accountantsverklaring zijn voor SZW dan de basis voor het vaststellen van een voorschot. Daar waar in de vorige alinea wordt gesproken over einddeclaratie/tussentijdse rapportage wordt bedoeld de einddeclaratie/tussentijdse rapportage op projectniveau. De einddeclaratie/tussentijdse rapportage is een financiële verantwoording bij een subsidieafrekening/voorschotverzoek bij zowel de vaststelling van een voorbereidingssubsidie als bij de vaststelling van een projectsubsidie. De uitkomst
- werkzaamheden voorafgaand aan de uitvoering van het project (preventieve werkzaamheden);
- interim-controle;
- eindcontrole.
- a. Er is een beschikking van SZW op grond waarvan de einddeclaratie kan worden ingediend.
- b. De einddeclaratie is volledig en juist ingevuld.
- c. De einddeclaratie is rekenkundig juist.
- d. De einddeclaratie stemt overeen met de onderliggende administratie en overige bescheiden van de subsidieaanvrager en/of uitvoerders.
- e. Alle in de einddeclaratie verantwoorde uitgaven voldoen aan de in de Subsidieregeling ESF-EQUAL vermelde criteria.
- a. de in de einddeclaratie verantwoorde kosten naar hun aard passen binnen de aanvraag met bijbehorende begroting waarop de beschikking is ontvangen;
- b. de in de einddeclaratie verantwoorde kosten daadwerkelijk zijn gemaakt, voor de uitvoering van het project noodzakelijk zijn en ten laste van de aanvrager zijn gebleven (artikel 12, lid 1);
- c. de in de einddeclaratie verantwoorde kosten subsidiabel zijn overeenkomstig EG verordening 1685/2000 (artikel 12 lid 1);
- d. de in de einddeclaratie verantwoorde kosten geen kosten betreffen die niet subsidiabel zijn, zoals aangegeven in artikel 12, lid 2;
- e. de gemengde kosten (kosten voor zowel subsidiabele als niet-subsidiabele deelnemers) op een controleerbare en aanvaardbare wijze zijn toegerekend (artikel 12, lid 3).
- a. ESF-subsidie, en voorzover van toepassing
- b. privaatrechtelijke bijdragen, en/of
- c. overige ontvangsten, voorzover verband houdend met de uitvoering van het project.
- a. rekenkundig juist is;
- b. conform de subsidiegrondslag als opgenomen in artikel 11 is vastgesteld;
- c. niet meer bedraagt dan de subsidie zoals aangegeven in de beschikking.
- Indien het oordeel van de accountant leidt tot een afkeurende accountantsverklaring;
- Indien sprake is van een goedkeurende verklaring met bevindingen die geen afbreuk doen aan de strekking van de verklaring.
- Beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)
- Controlebevindingen
- Aard en omvang van de geconstateerde fouten
- Wel /niet gecorrigeerd in de einddeclaratie
- Belangrijke bevindingen en aanbevelingen ter verbetering van de AO/IC, indien sprake is van een accountantsverklaring bij een tussentijdse rapportage
- Motivering van de afgegeven accountantsverklaring.