Bijlage 2 Beheersreglement Documentaire Informatie Verzorging OCenW
Beheersreglement Documentaire Informatie Verzorging OCenW
- A. De functionarissen, bedoeld in artikel 4, eerste lid, zijn:
- a. De algemeen directeur van het Instituut Collectie Nederland
- b. De algemeen Rijksarchivaris van de Rijksarchiefdienst
- c. De algemeen directeur van de Rijksdienst voor Oudheidkundig Bodemonderzoek
- d. De hoofddirecteur van de Centrale Financiën Instellingen
- e. De hoofdinspecteur van de Inspectie Cultuurbezit
- f. De Inspecteur-Generaal van het Onderwijs
- g. De directeur van de Rijksdienst voor de Monumentenzorg
- B. De taken, bedoeld in artikel 4, eerste lid, zijn: alsmede alle overige taken die voortvloeien uit een goed beheer van de archiefbescheiden van het betrokken organisatie-onderdeel.
- a. het registreren van documenten;
- b. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van het betrokken dienstonderdeel alsmede met toestemming van de betrokken functionaris, bedoeld in bijlage 2, onder A, aan andere medewerkers van het ministerie;
- c. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur en de ter uitvoering van die wet gestelde regels;
- d. het rangschikken, ordenen en bewaren van archiefbescheiden;
- e. het ontwerpen en actualiseren van een selectielijst;
- f. het aan het hoofd van de Rijksarchiefdienst ter ondertekening voorleggen van de selectielijst(en);
- g. het jaarlijks opstellen van een lijst van te vernietigen archiefbescheiden alsmede het zorgdragen voor de vernietiging overeenkomstig de door de betrokkenen geaccordeerde lijsten;
- h. het beslissen omtrent het door reproducties vervangen van bepaalde archiefbescheiden indien het archiefbescheiden betreft die op de betrokken selectielijst als te vernietigen worden aangemerkt, alsmede het zorgdragen voor die vervanging;
- i. het vragen van een machtiging van het hoofd van de Rijksarchiefdienst teneinde bepaalde archiefbescheiden die op de betrokken selectielijst als niet te vernietigen worden aangemerkt, te vervangen door reproducties, alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervanging;
- j. het vragen van een machtiging van het hoofd van de Rijksarchiefdienst tot het vervreemden van archiefbescheiden alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervreemding;
- k. het opstellen van een verklaring inzake de vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995;
- l. het overbrengen van archiefbescheiden naar de Rijksarchiefdienst;
- m. in geval van reorganisatie of opheffing van het organisatieonderdeel dan wel in geval van privatisering van een taak van het betrokken onderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden voor overdracht of overbrenging in aanmerking komen alsmede het overdragen of overbrengen van archiefbescheiden uit het archief;
- n. het beveiligen van de toegang tot archiefbescheiden;
- o. het beschikbaar hebben van apparatuur en programmatuur voor het leesbaar maken en houden van (digitale) archiefbescheiden,