Bijlage 1 Beheersreglement Documentaire Informatie Verzorging OCenW

Beheersreglement Documentaire Informatie Verzorging OCenW

A. De beslissingen en werkzaamheden, bedoeld in artikel 3, eerste lid, zijn: alsmede alle overige werkzaamheden die nodig zijn in het kader van de verantwoordelijkheid van de betrokkene voor de inrichting en ordening van het dynamisch archief van zijn organisatieonderdeel.
a. het beslissen welke documenten worden geregistreerd en in het dynamisch archief opgenomen;
b. het registreren van documenten;
c. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur en de ter uitvoering van die wet gestelde regels;
d. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van het betrokken dienstonderdeel;
e. het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan andere medewerkers van het ministerie;
f. het verlenen van medewerking aan de directeur van het Facilitair Bedrijf bij het ontwerpen en onderhouden van een selectielijst die (mede) betrekking heeft op het beleidsterrein van het betrokken organisatieonderdeel;
g. het aan de directeur van het Facilitair Bedrijf melden van ontwikkelingen die aanpassing van de selectielijst noodzakelijk maken;
h. het opstellen van een ordeningsplan en het overeenkomstig rangschikken en ordenen van archiefbescheiden in het dynamisch archief;
i. het aan de directeur van het Facilitair Bedrijf melden van wijzigingen in het ordeningsplan van zijn organisatieonderdeel;
j. het in overeenstemming met de directeur Facilitair Bedrijf opstellen van een overzicht van archiefbescheiden die overgedragen worden van het dynamisch archief naar het semi-statisch (centraal) archief en het zorgdragen voor de overdracht;
k. het opstellen van een lijst van te vernietigen archiefbescheiden en het zorgdragen voor deze vernietiging;
l. het beslissen omtrent het door reproducties vervangen van bepaalde archiefbescheiden indien het archiefbescheiden betreft die op de betrokken selectielijst als te vernietigen worden aangemerkt en het zorgdragen voor die vervanging;
m. het verzoeken aan de directeur van Facilitair Bedrijf om aan het hoofd van de Rijksarchiefdienst een machtiging te vragen teneinde bepaalde archiefbescheiden die op de betrokken selectielijst als niet te vernietigen worden aangemerkt, te vervangen door reproducties, alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervanging;
n. het verzoeken aan de directeur van het Facilitair Bedrijf om aan het hoofd van de Rijksarchiefdienst een machtiging te vragen teneinde bepaalde archiefbescheiden uit het dynamisch archief te vervreemden en, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervreemding;
o. in geval van reorganisatie of opheffing van het organisatieonderdeel dan wel in geval van privatisering van een taak van het betrokken organisatieonderdeel: het, in overeenstemming met de directeur van het Facilitair Bedrijf, beslissen welke archiefbescheiden uit het dynamisch archief in aanmerking komen voor overdracht en het zorgdragen voor de overdracht;
p. het beveiligen van de toegang tot de archiefbescheiden die zich bevinden in het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel;
B. De werkzaamheden, bedoeld in artikel 3, tweede lid, zijn: alsmede alle overige werkzaamheden die nodig zijn in het kader van de verantwoordelijkheid van de directeur van de Facilitaire Dienst voor een goed beheer van archiefbescheiden in het dynamisch archief en het semi-statisch archief van het kernministerie.
a. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van het kernministerie;
b. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur en de ter uitvoering van die wet gestelde regels;
c. het bewaren van archiefbescheiden in het semi-statisch (centraal) archief;
d. het ontwerpen en actualiseren van een selectielijst voor ieder beleidsterrein;
e. het aan het hoofd van de Rijksarchiefdienst ter ondertekening voorleggen van de BSD's;
f. het verlenen van medewerking aan het betrokken organisatieonderdeel bij de opstelling van een overzicht van archiefbescheiden die overgedragen worden van het dynamisch archief naar het semi-statisch (centraal) archief;
g. het verlenen van medewerking aan het betrokken organisatieonderdeel bij het opstellen van een lijst van te vernietigen archiefbescheiden;
h. het op verzoek van de betrokken directeur vragen van een machtiging van het hoofd van de Rijksarchiefdienst tot het door reproducties vervangen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief die op de betrokken selectielijst als niet te vernietigen worden aangemerkt;
i. het op verzoek van de betrokken directeur vragen van een machtiging van het hoofd van de Rijksarchiefdienst tot het vervreemden van archiefbescheiden uit het dynamisch archief;
j. het vragen van een machtiging van het hoofd van de Rijksarchiefdienst tot het vervreemden van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervreemding;
k. het opstellen van een verklaring inzake de vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995;
l. het overbrengen van archiefbescheiden naar de Rijksarchiefdienst;
m. in geval van reorganisatie of opheffing van het organisatieonderdeel dan wel in geval van privatisering van een taak van het betrokken organisatieonderdeel: het, in overeenstemming met de betrokken directeur beslissen welke archiefbescheiden uit het dynamisch archief in aanmerking komen voor overdracht;
n. het beveiligen van de toegang tot archiefbescheiden die zich bevinden in het semi-statisch archief;
o. het adviseren van de directeuren inzake archiefaangelegenheden;
p. het beschikbaar hebben van de noodzakelijke apparatuur en programmatuur voor het leesbaar maken en houden van (digitale) archiefbescheiden,
C. De werkzaamheden, bedoeld in artikel 6, zijn: alsmede alle overige werkzaamheden die van belang zijn voor een goed beheer van de archiefbescheiden van de betrokken commissie.
a. a. het registreren van documenten;
b. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van de betrokken commissie alsmede met toestemming van de voorzitter van de desbetreffende commissie aan andere medewerkers van het ministerie;
c. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur en de ter uitvoering van die wet gestelde regels;
d. het rangschikken, ordenen en bewaren van archiefbescheiden;
e. het verlenen van medewerking aan de directeur van het Facilitair Bedrijf bij het ontwerpen en actualiseren van een selectielijst die (mede) betrekking heeft op het beleidsterrein van de betrokken commissie;
f. het beveiligen van de toegang tot de archiefbescheiden, met name voorzover deze persoonsgevoelige of bedrijfsgevoelige gegevens bevatten;
g. het na beëindiging van de werkzaamheden van de commissie overdragen van de archiefbescheiden van de commissie aan de directeur van het Facilitair Bedrijf,