Bijlage 2 Regeling archiefbeheer VWS
Regeling archiefbeheer VWS
- A. De functionarissen, bedoeld in artikel 3, zijn:
- a. de Directeur-Generaal van het Rijksinstituut voor volksgezondheid en milieu;
- b. de Hoofdinspecteur voor de Gezondheidszorg;
- c. de inspecteur-generaal van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit;
- d. de Hoofdinspecteur Jeugdhulpverlening en Jeugdbescherming;
- e. de Directeur van het agentschap College ter beoordeling van Geneesmiddelen;
- f. de Directeur van het Sociaal en Cultureel Planbureau;
- g. de algemeen secretaris van de Gezondheidsraad;
- h. de algemeen secretaris van de Raad voor de maatschappelijke ontwikkeling;
- i. de algemeen secretaris van de Raad voor de volksgezondheid en zorg;
- j. de secretaris van de Raad voor gezondheidsonderzoek;
- k. het Hoofd van het BIG-register;
- l. het Hoofd van de Dienst Donorregister.
- B. De taken, bedoeld in artikel 3, zijn:
- a. het registreren van documenten;
- b. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van het betrokken dienstonderdeel alsmede met toestemming van de betrokken functionaris, bedoeld in bijlage 2, onder A, aan andere medewerkers van het ministerie;
- c. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur en de ter uitvoering van die wet gestelde regels;
- d. het rangschikken, ordenen en bewaren van archiefbescheiden;
- e. het opstellen en onderhouden van een rapport institutioneel onderzoek;
- f. het ontwerpen en onderhouden van een selectielijst;
- g. het aan de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen ter ondertekening voorleggen van de selectielijst(en);
- h. het ontwerpen en onderhouden van een informatieplattegrond;
- i. het jaarlijks opstellen van een lijst van te vernietigen archiefbescheiden alsmede het zorgdragen voor de vernietiging overeenkomstig de door de betrokkenen geaccordeerde lijsten;
- j. het beslissen omtrent het door reproducties vervangen van bepaalde archiefbescheiden indien het archiefbescheiden betreft die op de betrokken selectielijst als te vernietigen worden aangemerkt, alsmede het zorgdragen voor die vervanging;
- k. het vragen van een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en We-tenschappen teneinde bepaalde archiefbescheiden die op de betrokken selectielijst als niet te vernietigen worden aangemerkt, te vervangen door reproducties, alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervanging;
- l. het vragen van een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen tot het vervreemden van archiefbescheiden alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervreemding;
- m. het opstellen van een verklaring inzake de vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995;
- n. het overbrengen van archiefbescheiden naar de Rijksarchiefdienst;
- o. in geval van reorganisatie of opheffing van het organisatieonderdeel dan wel in geval van privatisering van een taak van het betrokken onderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden voor overdracht in aanmerking komen alsmede het overdragen van archiefbescheiden uit het archief;
- p. het beveiligen van de toegang tot archiefbescheiden;
- q. het beschikbaar hebben van apparatuur en programmatuur voor het leesbaar maken en houden van (digitale) archiefbescheiden, alsmede alle overige taken die voortvloeien uit een goed beheer van de archiefbescheiden van het betrokken organisatie-onderdeel.