Bijlage 1 Regeling archiefbeheer VWS

Regeling archiefbeheer VWS

A. De beslissingen en werkzaamheden, bedoeld in artikel 2, eerste lid zijn:
a. het beslissen welke documenten worden geregistreerd en in het dynamisch archief opgenomen;
b. het beslissen of bepaalde archiefbescheiden ter beschikking mogen worden gesteld aan andere medewerkers van het ministerie;
c. het aanleveren van archiefbescheiden bij het dynamisch archief waar zorg wordt gedragen voor de dossiervorming van archiefbescheiden op het terrein van het betrokken organisatieonderdeel;
d. het verlenen van medewerking aan de Directeur van de Facilitaire Dienst bij het opstellen en onderhouden van een rapport institutioneel onderzoek dat (mede) betrekking heeft op het beleidsterrein van het betrokken organisatieonderdeel;
e. het verlenen van medewerking aan de Directeur van de Facilitaire Dienst bij het ontwerpen en onderhouden van een selectielijst die (mede) betrekking heeft op het beleidsterrein van het betrokken organisatieonderdeel;
f. het aan de Directeur van de Facilitaire Dienst melden van ontwikkelingen die aanpassing van de selectielijst noodzakelijk maken;
g. het vaststellen van de door de Directeur van de Facilitaire Dienst voor het betrokken organisatieonderdeel ontworpen informatieplattegrond alsmede van de aanpassingen van die plattegrond;
h. het aan de Directeur van de Facilitaire Dienst melden van wijzigingen in het takenpakket van zijn organisatieonderdeel die aanpassing van de informatieplattegrond noodzakelijk maken;
i. het verlenen van medewerking aan de Directeur van de Facilitaire Dienst bij het opstellen van een overzicht van archiefbescheiden die overgeplaatst worden van het dynamisch archief naar het semi-statisch archief;
j. het verlenen van medewerking aan de Directeur van de Facilitaire Dienst bij het voor het betrokken organisatieonderdeel opstellen van een lijst van te vernietigen archiefbescheiden;
k. het beslissen omtrent het door reproducties vervangen van bepaalde archiefbescheiden indien het archiefbescheiden betreft die op de betrokken selectielijst als te vernietigen worden aangemerkt, alsmede het zorgdragen voor die vervanging;
l. het verzoeken aan de Directeur van de Facilitaire Dienst om aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen een machtiging te vragen teneinde bepaalde archiefbescheiden die op de betrokken selectielijst als niet te vernietigen worden aangemerkt, te vervangen door reproducties, alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervanging;
m. het verzoeken aan de Directeur van de Facilitaire Dienst om aan de Minister van Ondewijs, Cultuur en Wetenschappen een machtiging te vragen teneinde bepaalde archiefbescheiden uit het dynamisch archief te vervreemden, alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervreemding;
n. in geval van reorganisatie of opheffing van het organisatieonderdeel dan wel in geval van privatisering van een taak van het betrokken organisatieonderdeel: het beslissen welke ar-chiefbescheiden uit het dynamisch archief in aanmerking komen voor overdracht;
o. het beveiligen van de toegang tot de archiefbescheiden die zich bevinden in het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel; alsmede alle overige beslissingen die nodig zijn in het kader van de verantwoordelijkheid van de betrokken directeur voor de inrichting en ordening van het dynamisch archief van zijn organisatieonderdeel.
B. De werkzaamheden, bedoeld in artikel 2, tweede lid, zijn:
a. het registreren van documenten;
b. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van het betrokken dienstonderdeel alsmede met toestemming van de betrokken directeur aan andere medewerkers van het ministerie;
c. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur en de ter uitvoering van die wet gestelde regels;
d. het rangschikken en ordenen van archiefbescheiden in het dynamisch archief, overeenkomstig de informatie-plattegrond;
e. het bewaren van archiefbescheiden in het dynamisch archief of het semistatisch archief;
f. het opstellen en onderhouden van een rapport institutioneel onderzoek voor ieder beleidsterrein;
g. het ontwerpen en onderhouden van een selectielijst voor ieder beleidsterrein;
h. het aan de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen ter ondertekening voorleggen van de selectielijsten;
i. het ontwerpen en onderhouden van een informatie-plattegrond voor ieder organi-satieonderdeel;
j. het jaarlijks opstellen van een overzicht van archiefbescheiden die overgeplaatst worden van het dynamisch archief naar het semistatisch archief alsmede het zorgdragen voor de overplaatsing overeenkomstig het door de betrokken directeur geaccordeerde overzicht;
k. het jaarlijks voor de betrokken organisatieonderdelen opstellen van een lijst van te vernietigen archiefbescheiden alsmede het zorgdragen voor de vernietiging overeenkomstig de door de betrokken directeuren geaccordeerde lijsten;
l. het op verzoek van de betrokken directeur vragen van een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen tot het door reproducties vervangen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief die op de betrokken selectielijst als niet te vernietigen worden aangemerkt;
m. het op verzoek van de betrokken directeur vragen van een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen tot het vervreemden van archiefbescheiden uit het dynamisch archief;
n. het vragen van een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en We-tenschappen tot het vervreemden van archiefbescheiden uit het semistatisch archief alsmede, na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervreemding;
o. het opstellen van een verklaring inzake de vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995;
p. het overbrengen van archiefbescheiden naar de Rijksarchiefdienst;
q. in geval van reorganisatie of opheffing van het organisatieonderdeel dan wel in geval van privatisering van een taak van het betrokken organisatieonderdeel: het overdragen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief overeenkomstig de beslissing van de betrokken directeur alsmede het overdragen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief na overleg met de betrokken directeur;
r. het beveiligen van de toegang tot archiefbescheiden die zich bevinden in het semistatisch archief;
s. het adviseren van de directeuren inzake archiefaangelegenheden;
t. het beschikbaar hebben van de noodzakelijke apparatuur en programmatuur voor het lees-baar maken en houden van (digitale) archiefbescheiden, alsmede alle overige werkzaamheden die nodig zijn in het kader van de verantwoordelijkheid van de Directeur van de Facilitaire Dienst voor een goed beheer van archiefbescheiden in het dynamisch archief en het semistatisch archief van het kernministerie.
C. De werkzaamheden, bedoeld in artikel 5, zijn:
a. het registreren van documenten;
b. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van het betrokken dienstonderdeel alsmede met toestemming van de voorzitter van de desbetreffende commissie aan andere medewerkers van het ministerie;
c. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur en de ter uitvoering van die wet gestelde regels;
d. het rangschikken, ordenen en bewaren van archiefbescheiden;
e. het verlenen van medewerking aan de Directeur van de Facilitaire Dienst bij het ontwerpen en onderhouden van een selectielijst -die (mede) betrekking heeft op het beleidsterrein van de betrokken commissie;
f. het beveiligen van de toegang tot de archiefbescheiden, met name voorzover deze persoonsgevoelige of bedrijfsgevoelige gegevens bevatten;
g. het na beëindiging van de werkzaamheden van de commissie overdragen van de archiefbescheiden van de commissie aan de Directeur van de Facilitaire Dienst, alsmede alle overige taken die voortvloeien uit een goed beheer van de archiefbescheiden van de betrokken commissie.