Bijlage 6 Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus: (Privacy)gedragscode sector particuliere onderzoeksbureaus van de vereniging van particuliere beveiligingsorganisaties (als bedoeld in artikel 23a van de Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus)

Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus

1 Overwegingen 1 2 Doel en werkingssfeer gedragscode 2 3 Begripsbepalingen 3 4 Omschrijving van de sector 5 4.1 De sector particuliere onderzoeksbureaus 5 4.2 Opdrachtgevers van de sector particuliere onderzoeksbureaus 6 4.3 Opdrachten- c.q. voorvallenregistratie en de toepasselijkheid van de AVG 7 5 Algemene beginselen van gegevensverwerking 7 5.1 Beginsel van rechtmatigheid (uitwerking artikel 5 lid 1 onder a AVG) 7 5.2 Beginsel van doelbepaling en doelbinding (uitwerking artikel 5 lid 1 onder b AVG) 8 5.3 Beginsel van minimale gegevensverwerking (uitwerking artikel 5 lid 1 onder c AVG) 9 5.4 Beginsel van juistheid (uitwerking artikel 5 lid 1 onder d AVG) 9 5.5 Beginsel van opslagbeperking (uitwerking artikel 5 lid 1 onder e AVG) 10 5.6 Beginsel van integriteit en vertrouwelijkheid (uitwerking artikel 5 lid 1 onder f AVG) 11 5.7 Beginsel van rechtmatigheid (uitwerking artikel 6 lid 1 AVG) 11 6 Bijzondere categorieën van persoonsgegevens 13 7 Methoden van gegevensvergaring 14 7.1 Algemene normering onderzoeksmethoden en -middelen 15 7.2 Betreden van niet openbare (besloten) plaatsen 16 7.3 Interviewen van personen 16 7.4 Observatie 18 7.5 Heimelijke observatie door middel van camera’s 20 7.6 Onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen 22 7.7 Vertrouwelijke communicatie 23 7.8 Proefaankoop en pseudoklant 24 7.9 Vastlegging van gehanteerde onderzoeksmethoden en -middelen 25 8 Informatieverstrekking aan de onderzochte perso(o)n(en) 26 8.1 Informatieverstrekking aan de onderzochte persoon (uitwerking artikel 13, 14 en art. 23 AVG jo art. 41 UAVG) 26 9 Rechten van de onderzochte perso(o)n(en) 29 9.1 Mededelingen, inzage en kopieën (uitwerking artikel 15 AVG en artikel 41 UAVG) 29 9.2 Rectificatie en wissing (uitwerking artikel 16 t/m 18 AVG) 30 9.3 Recht van bezwaar (uitwerking van artikel 21 AVG) 31 10 Gegevensverkeer met landen buiten de Europese Unie 31 11 Geschillenbeslechting respectievelijk verzoeken bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de rechter 32 12 Naleving

• 1.1 Particuliere onderzoeksbureaus houden zich op commerciële basis bezig met het verrichten van feitenonderzoek in zaken met een privaatrechtelijke, bestuursrechtelijke of strafrechtelijke achtergrond. Voor een belangrijk deel heeft dit onderzoek als doel het verzamelen van materiaal dat als bewijs kan dienen in een gerechtelijke procedure. Voor een ander deel is het doel het verzamelen van gegevens die van belang zijn voor opdrachtgevers bij het nemen van (pre)contractuele beslissingen;
• 1.2 Het handelen van particuliere onderzoeksbureaus moet in overeenstemming zijn met hetgeen van een particulier onderzoeksbureau in het maatschappelijk verkeer mag worden verwacht. Deze norm is voor particuliere onderzoeksbureaus expliciet vastgelegd in artikel 14 aanhef en onder e van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (hierna te noemen: Wpbr). Naast deze specifieke voor particuliere onderzoeksbureaus geldende norm gelden ook de algemeen geldende normen van zorgvuldig (maatschappelijk) handelen of nalaten zoals die zijn vastgelegd in artikel 6:162 van het Burgerlijk Wetboek en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: Uitvoeringswet AVG);
• 1.3 Particuliere onderzoeksbureaus hebben enerzijds te maken met de belangen van de opdrachtgever en anderzijds met de belangen van de onderzochte perso(o)n(en). De belangen van de laatste(n) zullen doorgaans anders liggen dan de belangen van de opdrachtgever. Het feitenonderzoek maakt in voorkomende gevallen in meer of mindere mate inbreuk op grondrechten van de onderzochte perso(o)n(en);
• 1.4 Particuliere onderzoeksbureaus verwerken in het kader van hun bedrijfsvoering persoonsgegevens en vinden het belangrijk dat met die persoonsgegevens zorgvuldig wordt omgegaan en dat deze persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld;
• 1.5 De AVG waarborgt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
• 1.6 In het kader van hun opdracht maken particuliere onderzoeksbureaus gebruik van diverse onderzoeksmethoden en -middelen. Aan de algemeen geldende wetten, de bestaande jurisprudentie en achtergrondstudies van de Autoriteit Persoonsgegevens kunnen normen worden ontleend over wat wel of niet is toegestaan. Hoewel deze normen richtinggevend zijn voor wat wel of niet is toegestaan, zijn deze normen over het algemeen onvoldoende specifiek voor de sector particuliere onderzoeksbureaus;
• 1.7 De opdrachtgever bepaalt in overleg met het particuliere onderzoeksbureau welke onderzoeksmethode(n) en/of -middel(en) ingezet wordt (of worden) en of voorafgaand aan de inzet daarvan een Data Privacy Impact Assessment (DPIA) moet worden uitgevoerd.
• 1.8 Een particulier onderzoeksbureau wordt als verwerkingsverantwoordelijke aangemerkt in de zin van de AVG en kan in rechte worden aangesproken op hun handelen of nalaten door personen die van mening zijn dat jegens hen onrechtmatig is gehandeld, dit onverlet de eventuele aansprakelijkheid van de opdrachtgever in geval van onzorgvuldig handelen of nalaten door een particulier onderzoeksbureau.
• • Is van toepassing op activiteiten van particuliere onderzoeksbureaus waarbij persoonsgegevens in Nederland worden verwerkt. Voor verwerkingsactiviteiten buiten Nederland dienen particuliere onderzoeksbureaus zich te houden aan de daar geldende wet- en regelgeving;
• • De gedragscode bevat richtlijnen hoe in juridische zin moet worden omgegaan met persoonsgegevens die in het kader van de dienstverlening aan opdrachtgevers verwerkt worden;
• • draagt bij aan de doorzichtigheid van door de sector particuliere onderzoeksbureaus gehanteerde onderzoeksmethoden en in te zetten onderzoeksmiddelen;
• • geeft aan wanneer de onderzochte persoon op de hoogte gesteld wordt van het feit dat tegen hem/haar een onderzoek is/wordt ingesteld en wat aan de onderzochte persoon wordt medegedeeld;
• • biedt aanknopingspunten voor de Autoriteit Persoonsgegevens om te beoordelen of de verwerking van de persoonsgegevens door de sector particuliere onderzoeksbureaus volgens de geldende wet- en regelgeving geschiedt.
• – manbewaking;
• – geld- en waardetransporteurs;
• – alarmcentrales;
• – evenementen- en horecabeveiliging;
• – particuliere onderzoeksbureaus.
• Achtergrondonderzoeken: de aanduiding van het type onderzoek, dat zich richt op het vaststellen van de achtergrond van natuurlijke personen (zoals sollicitanten, klanten en zakenpartners) en rechtspersonen, waarmee de opdrachtgever voornemens is om een contractuele relatie aan te gaan of te behouden. Achtergrondonderzoeken (in het Engels ‘backgroundscreening’) kennen verschillende verschijningsvormen, waaronder het pre employmentonderzoek.
• Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid (artikel 4 aanhef en onder 6 AVG);
• Betrokkene: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (artikel 4 aanhef en onder 1 AVG);
• Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid (artikel 9 lid 1 AVG);
• Interview: een gesprek van een of meer particuliere onderzoekers met een persoon met het doel om aanwijzingen te vergaren over de al dan niet vermeende betrokkenheid van deze persoon of een derde bij een te onderzoeken gedraging of om informatie te vergaren over iemand in het kader van achtergrondonderzoeken;
• Observatie: een methode van gegevensvergaring, waarbij bepaalde personen en/of objecten en/of situaties al dan niet met technische hulpmiddelen worden gadegeslagen ten einde informatie te vergaren;
• Onderzochte persoon: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die als subject van onderzoek betrokken is of is geweest bij een onderzoeksopdracht dat een particulier onderzoeksbureau in behandeling heeft of heeft gehad. Deze persoon wordt in deze privacygedragscode aangemerkt als ‘betrokkene’ in de zin van artikel 4 aanhef en onder 1e van de AVG, hetgeen onverlet laat dat ook een ander dan de onderzochte persoon kan worden aangemerkt als betrokkene in de zin van artikel 4 AVG;
• Ontvanger: degene aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt (in de zin van artikel 4 aanhef en onder 9 AVG). In ieder geval zal de opdrachtgever in de regel ontvanger zijn.
• Opdrachten- c.q. voorvallenregistratie: het geheel van opdrachten c.q. voorvallen die in behandeling zijn of zijn geweest van een particulier onderzoeksbureau en die al dan niet geautomatiseerd volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn;
• Opdrachtgever: degene voor wie een particulier onderzoeksbureau recherche- werkzaamheden verricht of verricht heeft in verband met een eigen belang van deze of een derde, waarbij de recherche- werkzaamheden betrekking hebben op een (of meer) bepaalde natuurlijke en/of (rechts)pers(o)on(en);
• Particulier onderzoeker: een medewerker van een particulier onderzoeksbureau die recherchewerkzaamheden uitvoert;
• Particulier onderzoeksbureau: een recherchebureau of een andere organisatie dat/die recherche- werkzaamheden uitvoert;
• Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (artikel 4 aanhef en onder 1 AVG);
• Persoonsgegevens van Strafrechtelijke aard: persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen als bedoeld in artikel 10 van de AVG, alsmede persoonsgegevens betreffende een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag;
• Pre-employmentonderzoek: het onderzoek dat in opdracht van een werkgever wordt ingesteld, alvorens deze een dienstbetrekking aangaat met een sollicitant, dan wel een persoon in diens bedrijf werkzaamheden laat verrichten. Een pre-employmentonderzoek kan onder meer bestaan uit het controleren van identiteitsgegevens, het controleren van woonadresgegevens, het verifiëren van het opgegeven arbeidsverleden, het raadplegen van openbare bronnen (zoals de bestanden van de Kamer van Koophandel en het Kadaster), het controleren van de echtheid van diploma’s en getuigschriften, het interviewen van voormalige werkgevers, referenten en andere personen, waaronder de sollicitant zelf. De omvang van het onderzoek door het particulier onderzoeks- bureau wordt afgestemd met de opdrachtgever;
• Recherchebureau: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die in de uitoefening van een beroep of bedrijf met winstoogmerk recherche- werkzaamheden verricht, voor zover die werkzaamheden worden verricht op verzoek van een derde, in verband met een eigen belang van deze derde en betrekking hebben op een of meer bepaalde natuurlijke personen (artikel 1 lid 1 aanhef en onder f Wpbr);
• Recherchewerkzaamheden: het vergaren en analyseren van gegevens als bedoeld in artikel 1 lid 1 aanhef en onder e Wpbr;
• Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt (artikel 4 aanhef en onder 7 AVG). In het kader van deze gedragscode is dat het particulier onderzoeksbureau;
• Vertrouwelijke communicatie: de uitwisseling van berichten en gegevens tussen twee of meer personen, waarbij de bij de gegevens- en berichtenuitwisseling betrokken personen de verwachting hebben dat hun communicatie niet door anderen wordt opgenomen, afgeluisterd en/of wordt ingezien of dat anderen daarvan op andere wijze kennis van nemen. Onder vertrouwelijke communicatie valt bijvoorbeeld een in beslotenheid gevoerd gesprek, berichten- uitwisseling via e-mail of gesprekken die over de telefoon gevoerd worden. Het opnemen van vertrouwelijke communicatie houdt in het opnemen van die woorden of signalen die worden uitgewisseld. Het houdt niet in het maken van afbeeldingen van personen die een gesprek voeren, zonder dat het gesprek wordt opgenomen of opgevangen;
• Verwerking van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 aanhef en onder 2 AVG).
• • Het onderzoeken van handelingen in strijd met concurrentiebedingen, relatiebedingen, geheimhoudingbepalingen;
• • het onderzoeken van gedragingen in strijd met ziekteverzuimbepalingen en/of andere vormen van werkverzuim;
• • het uitvoeren van handelingen in het kader van achtergrondonderzoeken (zoals aan pre-employmentonderzoek);
• • het traceren van vermiste personen en/of goederen en/of debiteuren;
• • het verzamelen van gegevens die van belang zijn voor degene die alimentatieplichtig is;
• • het onderzoeken van allerlei soorten van fraude (zoals verzekeringsbedrog, declaratiefraude, oplichting en corruptie) en
• • het onderzoeken van laakbare handelingen door werknemers in de arbeidsverhouding (zoals diefstal, verduistering, misbruik van bedrijfsmiddelen en -faciliteiten, onbevoegd uitoefenen van nevenfuncties en handelen of nalaten in strijd met gedragscodes of contractuele verplichtingen).
• • Karakteristieken van de onderzoeksopdracht;
• • een omschrijving van het te onderzoeken voorval respectievelijk de te onderzoeken feiten en/of de te onderzoeken persoon;
• • de persoonlijke gegevens van degenen die bij het voorval of de feiten zijn of kunnen zijn betrokken;
• • de onderzoeksmaatregelen die naar aanleiding van de opdracht zijn genomen;
• • de redenen waarom voor een bepaalde onderzoeksmethode of -middel is gekozen;
• • de bevindingen van het onderzoek;
• • de op het onderzochte voorval betrekking hebbende gegevensdragers – voor zover niet aan de opdrachtgever gegeven c.q. teruggegeven – waaronder foto’s, video- en geluidsbanden en NAW-gegevens van personen die gelieerd zijn aan de onderzochte persoon zoals opdrachtgevers, advocaten, partners en getuigen.
• 1. De sector particuliere onderzoeksbureaus onthoudt zich van het onrechtmatig vergaren van persoonsgegevens;
• 2. bij de methoden van gegevensvergaring (onderzoeksmethoden en -middelen) worden de bepalingen van hoofdstuk 7 van deze gedragscode in acht genomen;
• 3. de onderzoekshandelingen die zijn uitgevoerd worden zodanig vastgelegd, dat in het kader van (gerechtelijke) procedures een zelfstandig oordeel kan worden gevormd over de rechtmatigheid van de verkrijging van persoonsgegevens aan de hand van deze vastlegging;
• 4. persoonsgegevens die in strijd met artikel 5 lid 1 onder a AVG verkregen zijn mogen niet worden opgenomen in de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie.
• a) Het vastleggen van de resultaten van recherchewerkzaamheden die op verzoek van (de) opdrachtgever(s) word(t)(en) ingesteld en het rapporteren van de bevindingen van de onderzoeksopdracht aan (de) opdrachtgever(s);
• b) het (doen) verrichten van analyses van niet op personen herleidbare gegevens voor statistische en/of wetenschappelijke doeleinden en
• c) het doen van aangifte van een vermoeden van een gepleegd strafbaar feit bij een opsporingsambtenaar.
• a) De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de onderzochte persoon, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert (artikel 6 lid 1 onder f AVG);
• b) De onderzochte persoon heeft voor de verwerking zijn uitdrukkelijke toestemming gegeven (artikel 6 lid 1 onder a AVG);
• c) de gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verwerkingsverantwoordelijke onderworpen is (artikel 6 lid 1 onder c AVG);
• d) de gegevensverwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de onderzochte persoon of van een andere natuurlijke persoon te beschermen (artikel 6 lid 1 onder d AVG);
• 1. Voordat een particulier onderzoeksbureau een opdracht aanvaart en schriftelijk aan de opdrachtgever bevestigt, dient het particulier onderzoeksbureau vast te stellen dat de (aard van de) opdracht gerechtvaardigd is. De opdracht wordt geweigerd indien dat niet het geval is.
• 2. Bij de uitvoering van de opdracht toetst de particulier onderzoeker of de voorgenomen activiteit(en) (in het kader van deze normering ‘gegevensverwerking’ genoemd) verenigbaar is/zijn met de opdrachtformulering zoals deze tussen het particulier onderzoeksbureau en de opdrachtgever schriftelijk is vastgelegd.
• 3. Bij de verwerkingsgrondslagen onder a, c en d houdt de particulier onderzoeker rekening met de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de inbreuk op de belangen van de onderzochte persoon niet onevenredig mag zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel. Als gevolg van het subsidiariteitsbeginsel moet bezien worden of het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt in redelijkheid niet op een andere, voor de onderzochte persoon minder nadelige wijze kan worden bereikt.
• 1. Onderzoeksmethoden en -middelen worden slechts aangewend na overleg met de opdrachtgever. In dat overleg wordt vastgesteld of de opdrachtgever zelf ook bevoegd zou zijn geweest de onderzoeksmethode of het -middel aan te wenden, indien deze het onderzoek zelf zou hebben verricht;
• 2. voorafgaand aan de inzet van de onderzoeksmethode en/of -middel moet worden bepaald tot welk resultaat de onderzoeksmethode en/of -middel moet kunnen leiden. Daarmee wordt beoogd om te voorkomen, dat gegevens worden vergaard die niet strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de onderzoeksopdracht;
• 3. bij het bepalen van de aard van de onderzoeksmethoden en -middelen worden de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit in acht genomen, inhoudende dat steeds de minst bezwarende onderzoeksmethode dan wel het -middel op de minst bezwarende wijze wordt toegepast.
• 1. Betreden van niet-openbare plaatsen geschiedt alleen met toestemming van de rechthebbende of op grond van anderszins verkregen recht;
• 2. een particulier onderzoeker maakt aan de rechthebbende of aan degene die namens deze optreedt duidelijk kenbaar wie hij is en in welke hoedanigheid hij aanwezig is, zodra dit redelijkerwijs mogelijk is;
• 3. indien onderzoeksbelangen daardoor niet worden geschaad, wordt aan de rechthebbende gemeld waarom de plaats betreden wordt;
• 4. de handeling(en) die word(t)(en) uitgeoefend op de plaats die wordt betreden dienen zo gericht mogelijk te worden uitgevoerd.
• 1. Een particulier onderzoeker maakt voorafgaand aan het interview duidelijk kenbaar wie hij is en informeert de bevraagde persoon over de reden waarom hij/zij geïnterviewd wordt en waarvoor zijn/haar verklaring wordt gebruikt, alsmede dat de verklaring vrijwillig wordt afgelegd. Op deze wijze wordt voorkomen dat de verklaring (tegen een ander) gebruikt wordt, zonder dat de bevraagde persoon daarop bedacht is;
• 2. ondanks dat een ieder die onder een wettelijke of contractuele geheimhoudingsbepaling valt zelf verantwoordelijk is voor de naleving daarvan, attendeert de particulier onderzoeker de bevraagde persoon op de gevolgen van schending van deze plicht, één en ander voor zover de geheimhoudingsbepaling aan de particulier onderzoeker bekend is, dan wel redelijkerwijs bekend kan zijn;
• 3. het verdient de voorkeur om het interview met de onderzochte persoon door twee personen, waarvan tenminste één particulier onderzoeker te doen plaatsvinden. Als dat niet mogelijk is kan volstaan worden met het opnemen van het interview of een integrale opname van het interview met een camera. De onderzochte persoon moet hiervoor expliciete toestemming hebben gegeven;
• 4. de particulier onderzoeker onthoudt zich van alles op grond waarvan gezegd kan worden dat de verklaring van de bevraagde persoon niet in vrijheid is afgelegd;
• 5. het interview met de onderzochte persoon wordt (schriftelijk) vastgelegd en is een correcte weergave van hetgeen besproken is. De particulier onderzoeker dient het interviewverslag binnen een redelijke termijn aan de onderzochte persoon voor te leggen, opdat deze de gelegenheid heeft om eventuele onjuistheden in de verslaglegging te signaleren. De onderzochte persoon kan niet gedwongen worden om het interviewverslag te lezen en/of te ondertekenen;
• 6. Als van een interview met een ander dan de onderzochte persoon een schriftelijk verslag wordt opgemaakt en als dit verslag integraal wordt opgenomen in het onderzoeksrapport, dient de tweede volzin van de vijfde norm naar analogie te worden toegepast.
• 7. indien de onderzochte persoon tijdens het interview bijstand of vergezelling door een advocaat of vertrouwenspersoon wenst, wordt dat overlegd met de opdrachtgever. Tegen de achtergrond van de vrijwilligheid van het interview is bijstand of vergezelling als regel toegestaan.
• 1. Naarmate de observatie meer in het openbaar plaatsvindt, zal er minder snel van een inbreuk op de privacy sprake zijn en is observatie in beginsel toegelaten;
• 2. indien de observatie – ook in het openbaar – langdurig en systematisch (dynamisch volgen) plaatsvindt is observatie slechts onder bijzondere omstandigheden toegestaan;
• 3. de sector particuliere onderzoeksbureaus onthoudt zich, van observatie van personen indien deze personen verkeren in situaties, waarbij zij er aanspraak op moeten kunnen maken onbevangen zichzelf te zijn;
• 4. een rapport inzake observatie beperkt zich tot de waarneming van die gedragingen die relevant zijn voor de opdrachtgever.
• 1. Het gebruik van de verborgen camera geschiedt alleen op incidentele basis indien er duidelijke aanwijzingen zijn dat iemand zich schuldig maakt of heeft gemaakt aan ernstig onrechtmatig en/of strafbaar handelen of indien er gerede twijfel is omtrent de juistheid en volledigheid van de feiten op grond waarvan een uitkering wordt verlangd of verleend en het gebruik van de verborgen camera noodzakelijk is voor het leveren van bewijs;
• 2. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de onrechtmatige en/of strafbare gedraging aan het licht te brengen, dienen deze te worden toegepast;
• 3. situaties waarin personen de gerechtvaardigde verwachting hebben dat zij onbevangen zichzelf moeten kunnen zijn, worden ontzien;
• 4. het cameragebruik vindt zo gericht mogelijk plaats;
• 5. de periode waarin de camera wordt gebruikt is beperkt;
• 6. misbruik van de beelden wordt tegen gegaan;
• 7. er vindt een evaluatie plaats met de onderzochte persoon over de cameraopnamen, indien de beelden daartoe aanleiding geven en overwogen wordt het materiaal te gebruiken in een (gerechtelijke) procedure, een en ander voor zover het belang van het onderzoek dat toelaat;
• 8. niet relevant gebleken gegevens worden vernietigd.
• 1. Stalking en benadeling via de post Een organisatie ontving grote aantallen poststukken via het (voor de verzender gratis) antwoordnummer. Het betrof honderden blanco brieven per week alsmede zware pakketten met vloeistof. De afzender is anoniem. Doordat de poststukken altijd via hetzelfde postkantoor aan PostNL werden aangeboden kon door middel van getuigenverklaringen en ander speurwerk worden vastgesteld wie de vermoedelijke afzender was. Absolute zekerheid was er echter niet. Om die reden zijn van de vermoedelijke afzender heimelijk foto’s gemaakt toen deze in zijn auto stapte. Deze foto’s zijn getoond aan het personeel van het postkantoor, met positieve herkenning als gevolg. Betrokkene is op zijn huisadres aangeschreven met het dringende verzoek zijn handelingen te staken. Vanaf die dag is er geen ongewenste post meer ontvangen.
• 2. Misbruik computersystemen In een bedrijf wordt vastgesteld dat een bepaalde gebruiker (user-id en password zijn bekend) de bedrijfscomputer gebruikt om hackerssoftware te downloaden van internet, met enorme risico’s voor de technische infrastructuur als gevolg. Ook wordt vastgesteld dat het internet met dit password altijd vanuit één vaste werkplek benaderd wordt (iedere internetcomputer kent een IP-adres). Ervaring heeft geleerd dat degene aan wie het password is afgegeven en die normaliter gebruik maakt van die werkplek niet perse degene hoeft te zijn die de bedrijfsregels schendt. Ondanks gedragsregels die dat verbieden kan niet worden voorkomen dat passwords gedeeld worden. In dit geval biedt alleen de verborgen camera uitkomst. Door een camerapositie met zicht op de werkplek kon worden vastgelegd wie daadwerkelijk het vertrouwen schond. In een tweetal hierna opgenomen situaties is er wel sprake van strafbaar handelen en heeft de rechter zich concreet uitgesproken over het gebruik van de heimelijke camera. In Hoge Raad 27 april 2001, Rechtspraak van de Week 2001, nr. 97 oordeelde de rechter over het bewijs dat met een verborgen camera was verkregen. In deze casus had de werkgever het vermoeden dat kassier T bij herhaling verduistering pleegde. Een particulier recherchebureau plaatste gedurende een periode van vier weken een verborgen camera, gericht op de kassa. Aangezien op de kassa meerdere medewerkers werkzaam waren, zijn ook de gedragingen van caissière L vastgelegd. Uit de vastgelegde afbeeldingen bleek dat L bij herhaling verduistering pleegde. De rechter oordeelde dat het er niet toe deed dat de verdenking alleen tegen T bestond en dat het in feite op toeval berustte dat ook L werd betrapt. Er is geen inbreuk op de privacy gemaakt, omdat er reeds een concreet vermoeden van verduistering bestond (door T) en de gedragingen niet op een andere manier dan met behulp van de camera konden worden vastgelegd. Een ander voorbeeld van de Kantonrechter Schiedam van 8 juli 1997, JAR 1997, 189, betreft een bedrijf dat al geruime tijd geplaagd werd door diefstal van pakken koffie en limonade uit de kantine. Via een informatiebulletin werd het personeel gewaarschuwd dat diefstal niet getolereerd werd. Met behulp van een verborgen camera werd aangetoond dat een werknemer meermalen spullen wegnam. Hij werd op staande voet ontslagen. Het beroep van de werknemer op onrechtmatig verkregen bewijs werd door de rechter verworpen. De werkgever heeft een gerechtvaardigd belang om te achterhalen wie van haar werknemers het in hem gestelde vertrouwen schond, aldus de rechter.
• 1. Het onderzoek in een geautomatiseerde voorziening is alleen toegestaan in opdracht van de rechthebbende op deze voorziening. Veelal zal dit de opdrachtgever zijn;
• 2. het onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen is alleen toegestaan in geval van een vermoeden van misbruik van de geautomatiseerde voorzieningen of in geval van verdenking van een ander ernstig laakbaar en/of strafbaar handelen;
• 3. een thuiswerkplek wordt niet betrokken bij het onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen. Indien onderzoek noodzakelijk is in geautomatiseerde voorzieningen die de werkgever beschikbaar gesteld heeft aan zijn werknemers, dient de werkgever deze terug te vorderen, opdat onderzoek elders plaatsvindt;
• 4. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de laakbare en/of strafbare gedraging(en) aan het licht te brengen, dienen deze te worden toegepast;
• 5. er wordt uitsluitend gebruik gemaakt van technische hulpmiddelen die de integriteit van de in de geautomatiseerde voorziening opgeslagen data intact laten;
• 6. het onderzoek vindt zo gericht mogelijk plaats;
• 7. het geschiedt alleen op incidentele basis;
• 8. niet relevant gebleken gegevens worden vernietigd.
• – De relatie tussen de functie en het vergrijp. Bij iemand die een voorbeeldfunctie of een vertrouwenspositie heeft of belast is met toezicht op de naleving van gedragsregels, wordt een handelen of nalaten in strijd met vigerende regels al snel aangemerkt als ernstig laakbaar handelen of nalaten.
• – De aard van het bedrijf of instelling. In een aantal sectoren van de samenleving moet de werkgever volledig kunnen vertrouwen op de eerlijkheid van de medewerkers. Handelen of nalaten in strijd met vigerende regels wordt dan al snel aangemerkt als ernstig laakbaar handelen of nalaten.
• 1. De particulier onderzoeker is deelnemer aan het gesprek èn neemt de eerste norm van het interviewen van personen in acht (zie hiervoor paragraaf 7.3); of
• 2. de particulier onderzoeker handelt in opdracht van een deelnemer aan een gesprek;
• 3. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de laakbare en/of strafbare gedraging(en) aan het licht te brengen of om bewijs te vergaren voor de laakbare en/of strafbare gedraging(en), dienen deze te worden toegepast;
• 4. het meeluisteren en opnemen vindt zo gericht mogelijk plaats;
• 5. de periode waarin wordt meegeluisterd of opgenomen dient zo beperkt mogelijk te zijn;
• 6. niet relevant gebleken gegevens worden vernietigd.
• 1. Het aftappen en/of opnemen van telefoongesprekken is alleen toegestaan in opdracht van de rechthebbende van de voor telecommunicatie gebezigde aansluiting. Veelal zal dit de opdrachtgever zijn;
• 2. aftappen en/of opnemen van telefoongesprekken is alleen toegestaan indien dat noodzakelijk is voor het leveren van bewijs dat de onderzochte persoon zich schuldig maakt of heeft gemaakt aan ernstig laakbaar en/of strafbaar handelen;
• 3. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de laakbare en/of strafbare gedraging(en) aan het licht te brengen of om bewijs te vergaren voor de laakbare en/of strafbare gedraging(en), dienen deze te worden toegepast;
• 4. de periode waarin wordt getapt of telefoongesprekken worden opgenomen is beperkt;
• 5. het aftappen en/of opnemen van telefoongesprekken vindt zo gericht mogelijk plaats;
• 6. niet relevant gebleken gegevens worden vernietigd.
• 1. Het aftappen en inzien van e-mailberichten is alleen toegestaan in opdracht van de rechthebbende op het communicatienetwerk. Veelal zal dit de opdrachtgever zijn;
• 2. het aftappen en inzien van emailberichten is alleen toegestaan in geval van het vermoeden van misbruik van het bedrijfsnetwerk door de onderzochte persoon of in geval van verdenking van ander ernstig laakbaar of strafbaar handelen;
• 3. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de laakbare en/of strafbare gedraging(en) aan het licht te brengen of om bewijs te vergaren voor de laakbare en/of strafbare gedraging(en), dienen deze te worden toegepast;
• 4. indien de e-mailberichten versleuteld worden zonder medeweten en/of toestemming van de rechthebbende op het communicatienetwerk kunnen de computerhandelingen van de onderzochte persoon leesbaar respectievelijk inzichtelijk worden gemaakt door het plaatsen van een bug;
• 5. het onderzoek vindt zo gericht mogelijk plaats;
• 6. de periode van het onderzoek is beperkt;
• 7. niet relevant gebleken gegevens worden vernietigd.
• 1. De verkoper of aanbieder van de dienst mag niet aangezet worden of in de verleiding worden gebracht iets te doen of na te laten wat hij anders op eigen initiatief ook niet zou hebben gedaan;
• 2. de proefaankoop of het zich voordoen als klant dient zo gericht mogelijk te zijn;
• 3. dat goederen en/of gegevens zijn aangekocht of dat een dienst is afgenomen dient expliciet in de onderzoeksrapportage te worden vastgelegd, alsmede de wijze van betalen.
• − de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
• − de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen dan de onderzochte persoon en de opdrachtgever daaronder begrepen.
• − in voorkomend geval, de naam en contactgegevens van de functionaris voor de gegevensverwerking;
• − de periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen;
• − de rechtsgrondslagen voor de verwerking in algemene zin door particuliere onderzoeksbureaus;
• − dat betrokkene het recht heeft de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken om inzage van en rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en
• − dat betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
• 1. In het intakegesprek tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever én nog voordat een aanvang wordt gemaakt met de recherchewerkzaamheden wijst het particulier onderzoeksbureau de opdrachtgever op de op het particulier onderzoeksbureau (als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG) rustende informatieverplichting jegens de onderzochte persoon;
• 2. in dat gesprek wordt vastgesteld of de onderzochte persoon al op de hoogte is van een jegens hem in te stellen onderzoek;
• 3. in de schriftelijke opdrachtbevestiging die in het onderzoeksdossier aanwezig moet zijn, dient de op het particulier onderzoeksbureau rustende informatieplicht duidelijk naar voren te komen.
• 4. indien sprake is van een achtergrondonderzoek wordt de onderzochte persoon in algemene bewoordingen medegedeeld wat de aard van het onderzoek is waaraan hij onderworpen is, wat daarvan de reden is en wie als opdrachtgever fungeert. Verder wordt de onderzochte persoon medegedeeld dat hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever dient te wenden;
• 5. indien er geen sprake is van een achtergrondonderzoek vindt een afweging plaats of het op de hoogte stellen van de onderzochte persoon – ondanks de informatieplicht – toch achterwege dient te blijven omdat de belangen van de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten dat noodzakelijk maken (artikel 41 lid 1 onder d UAVG). De aanwezigheid van een onderzoeks- respectievelijk opsporingsbelang moet door een opsporingsambtenaar kenbaar zijn gemaakt. Voorts kan het op de hoogte stellen van de onderzochte persoon achterwege blijven indien dat noodzakelijk is ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen (artikel 41 lid 1 onder i UAVG). In deze gevallen dient de informatieplicht tijdens het onderzoek of na het onderzoek te geschieden;
• 6. indien de uitzonderingen op de informatieplicht niet van toepassing zijn, dient het particulier onderzoeksbureau de onderzochte persoon op de hoogte te stellen voordat het onderzoek een aanvang neemt. De onderzochte persoon wordt dan in algemene bewoordingen medegedeeld wat de aard van het onderzoek is waaraan hij is onderworpen, wat daarvan de reden is en wie als opdrachtgever fungeert. Verder wordt de onderzochte persoon medegedeeld dat hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever dient te wenden.
• 7. voor de overige in de artikelen 13 en 14 AVG genoemde informatie wordt de onderzochte persoon geattendeerd op de website van het particulier onderzoeksbureau.
• 1. Indien gegevens omtrent het onderzoek worden vastgelegd in de opdrachten c.q. voorvallenregistratie, wordt vastgesteld of het risico aanwezig is dat de onderzochte persoon de mededeling zal aangrijpen om maatregelen te nemen om de waarheidsvinding te belemmeren;
• 2. in dat geval wordt de onderzochte persoon op de hoogte gesteld van het uitgevoerde onderzoek zodra dit in het kader van het onderzoek verantwoord is. Het moment waarop dit wordt gedaan, wordt in overleg met de opdrachtgever bepaald. Vaak zal dit moment samenvallen met het moment dat de onderzochte persoon geïnterviewd wordt over het voorval. De onderzochte persoon wordt dan in algemene bewoordingen medegedeeld wat de aard van het onderzoek is waaraan hij is onderworpen, wat daarvan de reden is en wie als opdrachtgever fungeert. Verder wordt de onderzochte persoon medegedeeld dat hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever dient te wenden.
• 3. voor de overige in de artikelen 13 en 14 AVG genoemde informatie wordt de onderzochte persoon geattendeerd op de website van het particulier onderzoeksbureau.
• 1. De onderzochte persoon wordt in ieder geval in kennis gesteld van het onderzoek direct nadat het onderzoeksrapport is aangeboden aan de opdrachtgever;
• 2. bij de inkennisstelling wordt de onderzochte persoon in algemene bewoordingen medegedeeld wat de aard van het onderzoek is waaraan hij is onderworpen, wat daarvan de reden is en wie als opdrachtgever fungeert. Verder wordt de onderzochte persoon medegedeeld dat hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever dient te wenden.
• 3. in uitzonderingsgevallen blijft ook dan de mededeling achterwege. Dat is onder andere het geval indien van het voorval door of namens de opdrachtgever aangifte wordt gedaan bij de politie en vroegtijdige inkennisstelling van de onderzochte persoon het opsporings- of vervolgingsbelang schaadt (artikel 23 AVG jo artikel 41 lid 1 onder d UAVG) of indien dit noodzakelijk is in het belang van de rechten en vrijheden van anderen dan de onderzochte persoon, de verwerkingsverantwoordelijke (artikel 23 AVG jo artikel 41 lid 1 onder i UAVG) en de opdrachtgever daaronder begrepen. Dit wordt van geval tot geval in overleg met de opdrachtgever bepaald. De noodzaak om de mededeling achterwege te laten indien sprake is van opsporings- of vervolgingsbelangen moet door een opsporingsambtenaar kenbaar zijn gemaakt. De gemaakte belangenafweging (beoordeling en motivering) om af te zien van het informeren van de onderzochte persoon wordt zo duidelijk mogelijk vastgelegd in het onderzoeksdossier.
• 4. overdracht van de informatieplicht aan de opdrachtgever is toegestaan. Van het particulier onderzoeksbureau wordt verwacht dat het zich inspant dat de onderzochte persoon door de opdrachtgever daadwerkelijk en adequaat geïnformeerd wordt. Uit het onderzoeksdossier moet met voldoende zekerheid kunnen worden vastgesteld dat de opdrachtgever de onderzochte persoon heeft geïnformeerd.
• 5. voor de overige in de artikelen 13 en 14 AVG genoemde informatie wordt de onderzochte persoon door het particulier onderzoeksbureau of de opdrachtgever geattendeerd op de website van het particulier onderzoeksbureau.
• – de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten
• – de rechten en vrijheden van anderen dan de onderzochte persoon en de opdrachtgever daaronder begrepen.
• 1. sprake is van doorgifte op basis van passende waarborgen als bedoeld in artikel 46 AVG;
• 2. de onderzochte persoon uitdrukkelijk met de voorgestelde doorgifte heeft ingestemd, na te zijn ingelicht over de risico's die dergelijke doorgiften voor hem kunnen inhouden bij ontstentenis van een adequaatheidsbesluit en van passende waarborgen (artikel 49 lid 1 onder a AVG);
• 3. de doorgifte noodzakelijk is voor de sluiting of voor de uitvoering van een in het belang van de onderzochte persoon tussen de verwerkingsverantwoordelijke en een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon gesloten overeenkomst (art. 49 lid 1 onder c AVG);
• 4. de doorgifte noodzakelijk is voor de instelling, uitvoering of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 49 lid 1 onder e AVG);
• 5. de doorgifte noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de onderzochte persoon of van andere personen, indien de betrokkene lichamelijk of juridisch niet in staat is zijn toestemming te geven (artikel 49 lid 1 onder f AVG);
• • een modelinstructie voor particulier onderzoekers;
• • aandachtspunten voor dossierbeheer en
• • een modelzelfevaluatie.
• − wanneer de verwerkingsverantwoordelijk hoofdzakelijk is belast met verwerkingen die regelmatige en stelselmatige observatie van betrokkenen op grote schaal vergen, en/of
• − wanneer de verwerkingsverantwoordelijke hoofdzakelijk belast is met grootschalige verwerking van bijzondere categorieën van gegevens als bedoeld in artikel 9 AVG en van persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten als bedoeld in artikel 10 AVG.
• − Een particulier onderzoeksbureau dient aan de hand van eigen analyse vast te stellen of er al of niet een FG aangewezen moet worden.
• • voortdurend of gedurende een bepaalde periode, met bepaalde tussenpozen;
• • terugkerend of op vaste tijden herhaald;
• • constant of periodiek.
• • vooraf geregeld, georganiseerd of methodisch;
• • plaatsvindend in het kader van een algemeen plan voor gegevensverzameling; of
• • uitgevoerd als onderdeel van een strategie