Bijlage 4 NRgte 2002

Nadere Regeling gedragstoezicht effectenverkeer 2002 (NRgte 2002)

De reikwijdte van de in deze bijlage opgenomen voorschriften inzake de administratieve organisatie en het systeem van interne controle, naar de onderscheiden categorieën van effecteninstellingen, is als volgt: Naast de systematische beschrijving van de administratieve organisatie en het systeem van interne controle beschrijft de effecteninstelling: 1. Een effecteninstelling voorziet in procedures en neemt alle maatregelen voor een strikte scheiding, waaronder een personele scheiding, tussen: 2. In afwijking van 4.3.1 worden bij effecteninstellingen, niet zijnde een effecteninstelling die de effectendienst bedoeld in artikel 1, onder h, sub 2 en sub 8b verricht, waarvan alle activiteiten bedoeld in 4.3.1 hoofdzakelijk plaatsvinden op het niveau van het hoogste bestuursorgaan, de maatregelen voor een strikte scheiding als bedoeld in 4.3.1 zoveel mogelijk doorgevoerd. 1. De administratieve organisatie voorziet in een juiste, tijdige en volledige vastlegging van alle rechten en verplichtingen in de daartoe bestemde administratie, verantwoording daarvan in de periode(n) waarop deze betrekking hebben, alsmede in toekenning van het resultaat aan de periode(n) waarop zij betrekking heeft. Tevens voorziet de administratieve organisatie en het systeem van interne controle in verificatie van de (rekenkundige) juistheid van de administratieve vastlegging, een adequate documentatie van de administratie, alsmede in tijdige, krachtens deze regeling vereiste, rapportages aan de Autoriteit Financiële Markten, daaronder begrepen procedures omtrent de wijze waarop de rapportages worden opgesteld en hoe zij aansluiten op de desbetreffende administratie(s). 2. Afspraken en overeenkomsten worden zoveel mogelijk met schriftelijke bewijsstukken aangetoond. 1. Uit de financiële administratie moet op dagelijkse basis tenminste de aard en omvang van activa en passiva, de niet uit de balans blijkende verplichtingen, alsmede de resultaatontwikkeling, uitgesplitst naar de onderscheiden bedrijfsa

• a. voor effecteninstellingen die de effectendienst als bedoeld in artikel 1, onder h, sub 1 of sub 8a verrichten gelden de voorschriften 4.2 tot en met 4.5, 4.10 tot en met 4.16, 4.18, 4.19, tweede lid onderdeel d, 4.20, 4.22 tot en met 4.25 en 4.27;
• b. voor effecteninstellingen die de effectendienst als bedoeld in artikel 1, onder h, sub 2, sub 4 of sub 8b verrichten gelden de voorschriften 4.2 tot en met 4.5, 4.7 tot en met 4.25, alsmede 4.27;
• c. voor effecteninstellingen die de effectendienst als bedoeld in artikel 1, onder h, sub 3 verricht gelden de voorschriften 4.2 tot en met 4.10, 4.14 tot en met 4.21, 4.23 tot en met 4.25, alsmede 4.27;
• d. voor effecteninstellingen die de effectendienst als bedoeld in artikel 1, onder h, sub 6 of 7 verrichten gelden de voorschriften 4.2 tot en met 4.10, 4.14 tot en met 4.18, 4.20, 4.21, 4.23 tot en met 4.25, alsmede 4.27;
• e. voor effecteninstellingen als bedoeld in artikel 15 en artikel 16 van deze regeling gelden als voorwaarden als bedoeld in artikel 15, onder n, en artikel 16, onder b, de voorschriften onder 4.3, 4.4, 4.5.1 tot en met 4.5.3 en 4.26;
• f. voor kredietinstellingen die de diensten onder a tot en met e verrichten, gelden de bij die diensten genoemde voorschriften, uitgezonderd de voorschriften 4.5, 4.7 en 4.26.
• a) alle activiteiten die de effecteninstelling verricht;
• b) de dagelijks te verrichten werkzaamheden inzake de administratieve organisatie en het systeem van interne controle, met inbegrip van de functies, taken en verantwoordelijkheden en de delegatie van bevoegdheden;
• c) de rapportagelijnen en communicatiestructuur binnen de effecteninstelling;
• d) het organisatieschema van de effecteninstelling, waarbij per organisatorische eenheid de activiteiten worden aangegeven; en
• e) een strategisch beleidsplan.
• a) het bedrijfsonderdeel dat de transacties uitvoert en het bedrijfsonderdeel dat de transacties administratief verwerkt en afwikkelt;
• b) het bedrijfsonderdeel dat de transacties afwikkelt en administratief verwerkt en het bedrijfsonderdeel dat de controle op deze activiteiten uitvoert; en
• c) het bedrijfsonderdeel dat de transacties afwikkelt en administratief verwerkt en de procuratie.
• a. de fondsenbalans sluit aan op de financiële administratie van de effecteninstelling, waarbij in de administratie is vastgelegd de wijze waarop de fondsenbalans aansluit op de financiële administratie;
• b. de fondsenbalans is in evenwicht, dat wil zeggen dat sprake is van een evenwicht tussen de effecten in eigen positie, de nog te ontvangen effecten, de nog te leveren effecten en de effecten die de effecteninstelling houdt;
• c. de effecteninstelling sluit de fondsenbalans zoveel mogelijk aan op externe bescheiden, waarbij in administratie is vastgelegd de wijze waarop de fondsenbalans aansluit op de externe bescheiden;
• d. eventuele afwijkingen met betrekking tot de vereisten als bedoeld onder a tot en met c, worden verklaard en gedocumenteerd, inclusief de eventueel te nemen correctieve maatregelen naar aanleiding van de geconstateerde afwijkingen.
• a. het cliëntenprofiel als bedoeld in artikel 28 van deze regeling en de overeenkomsten tussen de effecteninstelling en de cliënt en eventueel derden die de cliënt vertegenwoordigen, daaronder begrepen de effectenbemiddelingsovereenkomst, de vermogensbeheerovereenkomst, baisse-overeenkomst en de tripartiete overeenkomst. Mondelinge afspraken worden schriftelijk bevestigd, waarbij de afspraken en bevestigingen worden vastgelegd in de in de aanhef bedoelde administratie;
• b. de externe bescheiden waaruit blijkt dat de cliënt een professionele belegger als bedoeld in artikel 43, tweede lid, is;
• c. de eventuele door de cliënt aan diens vertegenwoordiger en de effecteninstelling gegeven volmachten;
• d. bescheiden op basis waarvan overeenkomstig artikel 27, derde lid, van deze regeling de identiteit van de cliënt is vastgelegd. Indien de effecteninstelling met een of meer cliënten overeen komt dat de identificatiegegevens van de cliënt niet worden opgenomen in het cliëntdossier, voorziet de effecteninstelling in een systematische en voor de Autoriteit Financiële Markten toegankelijke centrale vastlegging van de identificatiegegevens van de desbetreffende cliënten en van de betrokken rekeningen;
• e. de kredietinstelling(en) waar de geld- en effectenrekening(en) van de cliënt worden aangehouden, alsmede de rekeningnummers, voorzover deze gegevens voor de dienstverlening van de effecteninstelling van belang zijn;
• f. de aan de cliënt overeenkomstig bij of krachtens het besluit dan wel anderszins verstrekte informatie en rapportages;
• g. alle overige correspondentie met betrekking tot de cliënt.
• a. de beschrijving van de orderafhandeling, vanaf het moment van aanname van de order tot en met de afwikkeling van de transactie; indien sprake is van meerdere verschillende orderafhandelingen, bijvoorbeeld afhankelijk van het soort effect en/of het type cliënt, dienen deze alle te worden beschreven;
• b. de autorisatie, ten behoeve van cliënten en voorafgaand aan de acceptatie van een order, dat de cliënt aan zijn uit de uitvoering van de order voortvloeiende verplichtingen zal kunnen voldoen en dat voldaan wordt aan de bij de wet, het besluit of deze regeling gestelde regels en aan de met de cliënt gemaakte afspraken;
• c. de primaire vastlegging van de order, daaronder begrepen alle wijzigingen van bestaande orders, in de orderadministratie, op doorlopend voorgenummerde ordertickets, waarbij alle modaliteiten van betreffende order, inclusief de cliënt voor c.q. door wie de order is opgegeven, onmiddellijk worden vastgelegd. Ingeval van een geautomatiseerd orderboek, kent het geautomatiseerd systeem automatisch een doorlopende nummering toe aan de ingevoerde orders. Er dient te worden voorzien in de mogelijkheid om orders, voorzover van toepassing per cliënt geïndividualiseerd, te volgen vanaf het moment van de primaire registratie tot aan de verantwoording en vice versa, met inbegrip van alle eventueel aangebrachte wijzigingen. De orderadministratie kan in dat kader zowel handmatig als geautomatiseerd worden gevoerd, waarbij in geval gebruik wordt gemaakt van een geautomatiseerd orderboek uit de documentatie van de leverancier moet blijken dat alle in de orderadministratie vastgelegde orders traceerbaar blijven;
• d. het zo spoedig mogelijk na afhandeling van een order overdragen van de ordertickets van de front office aan de back-office, waarbij door de back-office het tijdstip van overdracht van het orderticket wordt vastgelegd, interne controle plaatsvindt op een tijdige overdracht en vastlegging plaatsvindt van niet tijdig overgedragen tickets, inclusief vermelding van de reden; de archivering van de ordertickets geschiedt op nummervolgorde;
• e. de beoordeling op dagelijkse basis van de orders en transacties door degene die leiding geeft aan het in ontvangst nemen en het (doen) uitvoeren van orders, alsmede de afstemming van de ordertickets met de bevestigingen van tegenpartijen en de notaverslaglegging door de backoffice;
• f. het continu inzicht bieden in de lopende orders vanuit de orderadministratie.
• a. datum en tijdstip waarop de order van de cliënt/opdrachtgever is ontvangen;
• b. naam en (intern) rekeningnummer van de cliënt/opdrachtgever ten behoeve van wie de order is ontvangen; ingeval sprake is van verzamel- of blok-order, worden alle namen en rekeningnummers van de desbetreffende cliënten/opdrachtgevers vastgelegd, waarbij de aantallen per cliënt/opdrachtgever zijn gespecificeerd;
• c. naam van de medewerker die de order heeft aangenomen;
• d. aard van de transactie;
• e. het aantal en de soort effecten waarop de order betrekking heeft;
• f. de condities van de order en de condities betreffende de uitvoering van de order;
• g. datum en tijdstip waarop de order is doorgegeven, voor zover de order niet direct wordt ingevoerd in een geautomatiseerd orderexecutiesysteem.
• a. de prijs waarop de order is uitgevoerd respectievelijk de prijzen waarop delen van de orders zijn uitgevoerd;
• b. in wat voor hoedanigheid de effecteninstelling in relatie tot de cliënt is opgetreden, als agent of principaal.
• a. dagelijks worden alle transacties alsmede de daaruit voortvloeiende verplichtingen systematisch in de administratie verwerkt en bewaakt;
• b. uit de administratie blijkt, voor zover van toepassing, per cliënt:
• – de aard van de transactie die is uitgevoerd;
• – het aantal en de soort effecten waarop de transactie betrekking heeft;
• – datum en tijdstip waarop de transactie is uitgevoerd;
• – de periode waarvoor de transacties zijn aangegaan;
• – voor zover van toepassing, de tegenpartij door wiens bemiddeling de transactie is uitgevoerd;
• – de koers of koersen waartegen de (deel)transactie(s) is of zijn uitgevoerd;
• – de aard (bijvoorbeeld margin) en omvang van de uit de transactie voortvloeiende verplichtingen;
• – het effectieve bedrag, de in rekening gebrachte provisies en andere kosten en het notabedrag van de transactie;
• – de nota datum;
• – de overige voorwaarden die op de transactie van toepassing zijn;
• c. de effectenadministratie voorziet in de mogelijkheid van het opstellen van historische overzichten, zowel per cliënt als per fonds.
• a. alle posities (long en short);
• b. de eventuele marginvereisten en andere financiële verplichtingen die voortvloeien uit deze posities;
• c. de door de cliënt verstrekte zekerheden (onderpand);
• d. alle overige rechten en verplichtingen van de cliënt die rechtstreeks voortvloeien uit deze posities.
• a. de continue bewaking van de risico’s en van de toereikendheid van de gestelde zekerheden;
• b. de onmiddellijke in kennisstelling van de cliënt in geval van ontoereikende zekerheden;
• c. de vastlegging van de omstandigheden waaronder posities van een cliënt ingeval van ontoereikende zekerheden worden afgebouwd of gesloten, daaronder begrepen de termijn die geldt voor het voorzien in aanvullende zekerheden.
• a. de cliënten die een positie hadden in het betreffende fonds, inclusief de omvang van de posities;
• b. de cliënten aan wie is toegewezen, inclusief de omvang waarvoor hun is toegewezen;
• c. het door de effecteninstelling gehanteerde toewijzingssysteem.
• a. de emissies waarbij de effecteninstelling betrokken is geweest, met inbegrip van de aard van die betrokkenheid;
• b. voor zover de effecteninstelling syndicaatactiviteiten heeft uitgeoefend, per emissie de contractuele afspraken in het kader van de emissie, alsmede de agenda’s en notulen van het in het kader van de emissie gevoerde overleg;
• c. voor zover de effecteninstelling overeenkomstig bijlage 6 van deze regeling een koers stabiliseert, de in het kader van de koersstabilisatie gehanteerde procedures, gemaakte afspraken en verrichte transacties;
• d. per emissie en per cliënt:
• – de gegevens als bedoeld in 4.15.2, 4.15.3 en 4.15.4, conform de eisen zoals gesteld in 4.15.1;
• – de prijzen en aantallen waarop de inschrijvingen zijn toegewezen;
• – de naam van de emittent en/of tegenpartij die bij de emissie heeft bemiddeld;
• – de datum en de plaats waarop de toegewezen effecten zullen worden geleverd en de inschrijfsom zal worden voldaan; en
• – het door de effecteninstelling gehanteerde toewijzingssysteem met betrekking tot de voor rekening van cliënten ingeschreven aantallen en bedragen.
• a. de door de medewerkers getekende overeenkomsten waarin zij verklaren dat zij zich zullen houden aan de gedragscodes als bedoeld in artikel 22 en 23 van deze regeling;
• b. alle door medewerkers en derden, in het kader van de desbetreffende gedragscodes, aan de toezichthouder verstrekte informatie;
• c. de door de toezichthouder verleende autorisaties, verrichte controles en onderzoeken en de genomen acties;
• d. overige, in het kader van de gedragscodes als bedoeld in artikel 22 en 23 van deze regeling, van belang zijnde informatie, memoranda en correspondentie.
• – een overzicht van de samenstelling en waarde van de portefeuille;
• – een specificatie van de mutaties in de vermogensbestanddelen, waaronder een overzicht per fondssoort van het behaalde koersresultaat, gerealiseerd en ongerealiseerd en de in rekening gebrachte kosten;
• – de wijze waarop de bepaling van het koersresultaat heeft plaatsgevonden.
• – de transacties die hebben geleid tot een interne melding bij de effecteninstelling;
• – de redenen op basis waarvan de effecteninstelling is overgegaan tot het al dan niet melden van betreffende transacties bij het meldpunt als bedoeld in de in de aanhef genoemde wet;
• – de transacties die zijn gemeld bij dat meldpunt.
• – de effecten in open respectievelijk gesloten bewaarneming;
• – de effecten die dienen als onderpand dan wel anderszins als zekerheid voor aangegane verplichtingen;
• – de effecten die in opdracht van de desbetreffende cliënt zijn uitgeleend.
• a. algemene beheersmaatregelen in de geautomatiseerde omgeving;
• b. de gehanteerde functiescheidingen;
• c. geprogrammeerde controles die zich richten op de betrouwbare werking van de gebruikte applicaties (`application controls'); en
• d. de maatregelen in de gebruikersomgeving.
• a. die voorkomen dat ongeautoriseerde implementatie van nieuwe programmatuur en automatiseringssystemen plaatsvindt alsmede dat ongeautoriseerde wijzigingen in bestaande programmatuur en systemen worden doorgevoerd;
• b. die voorzien in een functiescheiding tussen de ontwikkelings- en testomgeving en de operationele omgeving, indien de effecteninstelling zelf specifieke programmatuur ontwikkelt of laat ontwikkelen;
• c. die voorzien in het testen van de diverse modules door de operationele omgeving alvorens de modules worden geïmplementeerd, indien de effecteninstelling gebruik maakt van standaardprogrammatuur.
• a. op basis van de competentietabellen een logische toegangsbeveiliging door middel van wachtwoorden te implementeren;
• b. te beschikken over procedures die voorzien in het regelmatig wijzigen van wachtwoorden alsmede in een adequaat beheer van de competentietabellen;
• c. te beschikken over maatregelen die voorkomen dat ongeautoriseerde wijzigingen in de competentietabellen kunnen worden doorgevoerd; en
• d. het geautomatiseerde systeem te voorzien van geprogrammeerde controles die de juistheid van de ingevoerde gegevens toetsen op betrouwbaarheid.
• e. te beschikken over een herstelprocedure die voorziet in handleidingen en gegevens op basis waarvan gegevens die foutief of ongeautoriseerd zijn gewijzigd of ingevoerd kunnen worden hersteld.
• a. te beschikken over een herstelprocedure die voorziet in handleidingen en instructies op basis waarvan de geautomatiseerde gegevensverwerking hersteld kan worden indien deze door calamiteiten of storingen is uitgevallen;
• b. te beschikken over adequate documentatie en gebruikershandleidingen voor de applicatieprogrammatuur;
• c. te voorzien in procedures voor het maken van veiligheidskopieën;
• d. te voorzien in procedures die het mogelijk maken om uit te wijken;
• e. te voorzien in procedures die voorzien in een fysieke en logische beveiliging van de gegevensdragers en andere computerfaciliteiten.