Bijlage IIB Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen: controleprotocol cultuursubsidies fondsen

Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen

Dit controleprotocol heeft betrekking op de accountantscontrole van de financiële verantwoording van de door het ministerie van OCW gefinancierde cultuurfondsen (hierna te noemen ‘het fonds’) die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse subsidie ontvangen. De Minister van OCW verlangt van de accountant van het fonds een verklaring van getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening. Daarnaast verlangt de minister dat de werkzaamheden van de accountant zich uitstrekken tot de prestatieverantwoording van het fonds. Het controleprotocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van het Koninklijk NIVRA en de NOvAA, limitatief vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Het controleprotocol is als bijlage opgenomen in het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012. Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving, maar verduidelijkt voor zover nodig de in de oorspronkelijke wet- en regelgeving opgenomen criteria. Het controleprotocol geeft een opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole, zoals uitgewerkt in onderdeel 2 van dit controleprotocol. De accountant moet controleren of de subsidie rechtmatig is besteed. Hiertoe stelt hij vast dat de in de jaarrekening van het fonds verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen en met de eventueel in de subsidiebeschikking opgenomen aanvullende voorwaarden. Het rechtmatigheidsbegrip houdt bij een fonds in het bijzonder in, dat het fonds de door de minister goedgekeurde reglementen en regelingen juist toepast en daarover verantwoording af

– Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT),
– Europese aanbestedingsrichtlijnen,
– Besluit overheidsaanbestedingen.
– De controlecriteria De minister van OCW gaat er van uit dat de accountant zich bij zijn werkzaamheden laat leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de VGC (Verordening GedragsCode) en de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS). De accountant betrekt de eventueel in de subsidiebeschikking aan het fonds opgenomen aanwijzingen en vereisten in zijn controle.
– De verslaggevingscriteria Uitgangspunt zijn de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek (Boek 2 Titel 9), de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, in het bijzonder RJ 640, nader van toepassing verklaard in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2009–2012. RJ 660 geldt voor de onderwijssector van OCW en is hier niet van toepassing.
– Materiële vaste activa De accountant beoordeelt of het fonds op afdoende wijze de risico’s heeft verzekerd zoals voorgeschreven in artikel 23 van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen. Het is niet de bedoeling dat de accountant de verzekerde waarden controleert. De accountant beoordeelt wel of het fonds toereikende procedures hanteert om deze risico’s af te dekken. Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
– Kortlopende schulden/vooruitontvangen projectsubsidies De accountant stelt vast dat een aan het eind van een jaar nog niet besteed deel van een projectsubsidie op de balans is opgenomen als vooruitontvangen subsidie, zoals aangegeven in RJ 221 ‘onderhanden projecten in opdracht van derden’, met name 221.304. Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
– Indirecte opbrengsten De accountant stelt vast dat het fonds een kostendekkende vergoeding in rekening brengt in de situaties als bedoeld in artikel 29 Bekostigingsbesluit cultuuruitingen. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur van het fonds om kostendekkende afspraken te maken. Van de accountant wordt geen marktonderzoek verlangd. De accountant beoordeelt wel of het fonds toereikende procedures hanteert en een bestendige gedragslijn hanteert om deze vergoedingen te berekenen. Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
– Activiteitenlasten De accountant stelt vast dat de door het fonds verantwoorde subsidies rechtmatig zijn, dat wil zeggen in overeenstemming met de door de minister goedgekeurde reglementen en regelingen. De essentie is dat de subsidieontvangers van een fonds zich houden aan deze reglementen en regelingen en dat het fonds die regels consequent toepast bij het subsidiëren van de activiteiten van de subsidieontvanger. Ook stelt de accountant vast dat het fonds in voorkomende gevallen het eigen sanctiebeleid ten uitvoer brengt, indien de subsidieontvanger zich niet houdt aan de gestelde voorwaarden. De controle van de accountant bevat op dit onderdeel van de financiële verantwoording van een fonds minimaal de volgende toetspunten: De accountant werkt deze toetspunten uit in de opzet en de uitvoering van zijn controle.
– De rechtmatigheid van de subsidieaanvraag
– De rechtmatigheid van de aangegane subsidieverplichting
– De rechtmatigheid van de betaalde en verrekende subsidievoorschotten
– De rechtmatigheid van de subsidievaststelling
– De rechtmatigheid van de teruggevorderde subsidievoorschotten (lager vastgestelde en ingetrokken subsidies)
– Overige lasten De accountant stelt vast dat het fonds geen hoger bedrag betaalt aan een organisatie in de situaties als bedoeld in artikel 28 van Bekostigingsbesluit cultuuruitingen. De accountant beoordeelt of het fonds toereikende procedures hanteert en een bestendige gedragslijn volgt om deze vergoedingen te bepalen. Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
– Incidentele (project)subsidies van OCW Projectsubsidies worden bij voorkeur verantwoord in de jaarrekening. Indien in de subsidiebeschikking expliciete voorwaarden zijn gesteld aan de besteding van de subsidie is sprake van een geoormerkte subsidie. De accountant controleert de rechtmatigheid van de besteding van de geoormerkte subsidie. Voor de toepassing van de tabel in 2.1.3 geldt hier als omvangsbasis het totaalbedrag van de geoormerkte subsidies. Indien de accountant tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.
– WOPT De accountant stelt integraal vast of de opgave van het fonds op grond van de Wet openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT) juist en volledig is. De accountant neemt geconstateerde fouten op in zijn rapport van bevindingen. In aanvulling hierop neemt de accountant, ongeacht de materialiteit, indien niet voldaan is aan de WOPT de standaard tekstpassage hieromtrent op in de accountantsverklaring onder de ‘Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties’.
(a) op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze tot stand gekomen:
– de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;
– het totstandkomingsproces is achteraf reconstrueerbaar;
– de prestatiegegevens die als uitkomst van het proces worden opgeleverd stemmen overeen met de niet-financiële informatie zoals die in de verantwoording is opgenomen.
(b) niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.
(a) Het beoordelen van de opzet en bestaan van de informatieverzameling en verwerking van de prestatiegegevens ten behoeve van de oordeelsvorming over de ordelijke, controleerbare en deugdelijke totstandkoming. Daarbij worden de doelstellingen en de beheersmaatregelen die zijn genomen om deze doelstellingen te behalen in kaart gebracht, èn
(b) het toetsen of deze maatregelen gedurende het jaar daadwerkelijk in de praktijk zijn gebracht. Het behoort niet tot de taak van de accountant om de prestatiegegevens opnieuw te meten en te onderzoeken, omdat daarmee ook een uitspraak zou worden gedaan over de uitkomsten van het proces. Het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.