Bijlage IB Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen: handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen 2009–2012

Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen

Het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen is geschreven voor de volgende fondsen die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een meerjarige subsidie ontvangen: Deze fondsen dienen verantwoording af te leggen aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW) over de besteding van de subsidie. Dit is een verplichting die geldt voor ieder boekjaar waarvoor subsidie is verleend. Het onderdeel ‘wetgeving en richtlijnen’ van dit handboek verwijst naar de kaders waarbinnen deze verantwoordingsverplichting bestaat. Met de jaarlijkse verantwoording kan de Minister van OCW vaststellen of de subsidie op een rechtmatige manier is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Dit houdt in dat het ministerie constateert of aan de eisen uit de wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd. Uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie zijn uw geaccordeerde prestatieoverzicht en meerjarenbegroting en de door de Minister van OCW verleende subsidie. Met inachtneming van de bepalingen in de Wet Openbaarheid van Bestuur, kunnen de door de fondsen geleverde verantwoordingsgegevens openbaar worden gemaakt. Hieronder treft u een overzicht van wijzigingen ten opzichte van het handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen 2005–2008: De jaarlijkse verantwoording van het bestuur of Raad van Toezicht bestaat uit drie onderdelen, te weten: de jaarrekening, het bestuursverslag en de prestatieverantwoording. Daarnaast voegt de accountant een aantal accountantsproducten toe. Binnen twee en een halve maand na afsluiting van elk boekjaar dient u de verantwoording digitaal aan te leveren. Voor de subsidieperiode 2009–2012 dient de eerste verantwoording ontvangen te worden vóór 15 maart 2010. Mocht u naast uw vierjaarlijkse instellingssubsidie een projectsubsidie ontvangen, dan dient u tevens rekening te houden met de aanwijzingen onder het kopje ‘verantwoording projectsubsidie’. De jaarrekening als bedoeld in artikel 35 van het Beko

• – Fonds voor Beeldende Kunsten, Vormgeving en Bouwkunst
• – Fonds voor Cultuurparticipatie
• – Fonds voor de Letteren
• – Mondriaan Stichting
• – Nederlands Fonds voor de Film
• – Nederlands Fonds voor Podiumkunsten+
• – Nederlands Literair Productie en Vertalingenfonds
• – Stimuleringsfonds voor Architectuur
• – De Kaderwet zelfstandige bestuursorganen zal gedurende de subsidieperiode worden ingepast in de Wet op het specifiek cultuurbeleid. Vooruitlopend daarop zijn de effecten hiervan verwerkt in dit handboek. Met name de inlevertermijn van de jaarverantwoording is vervroegd van vóór 1 mei naar vóór 15 maart (artikel 43 Kaderwet zelfstandige bestuursorganen)
• – Aanleveren van de verantwoordingsonderdelen dient elektronisch te geschieden, zie hiervoor de aanwijzingen op www.cultuursubsidie.nl
• – Jaarlijkse indiening van een afzonderlijk activiteitenverslag is komen te vervallen. Het bestuursverslag is uitgebreid met een kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in relatie tot de prestatieafspraken. Daarnaast wordt een kwantitatieve prestatieverantwoording gevraagd.
• – Het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van een projectsubsidie wordt conform de Richtlijnen voor de jaarverantwoording (RJ 221) opgenomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).
• – Verplichtingen die betrekking hebben op activiteiten die in zijn geheel plaatsvinden in de volgende subsidieperiode dienen gespecificeerd te worden.
• – Aan het model prestatieoverzicht zijn enkele nieuwe onderdelen toegevoegd
• – Controleprotocol en model accountantsverklaring zijn aangepast.
• – Indiening van het accountantsrapport van feitelijke bevindingen
• – Indiening van het rapport van bevindingen/accountantsverslag
• – Balans met toelichting De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Alle balansposten dienen te worden toegelicht.
• – Exploitatierekening met toelichting De functionele exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens model II. Op de functionele exploitatierekening geeft u een toelichting.
• – De samenstelling van het bestuur, de directie en eventueel de Raad van Toezicht.
• – Het exploitatieresultaat en de financiële positie van uw fonds.
• – Het al dan niet realiseren van voorgenomen activiteiten (prestatieafspraken).
• – Een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar en aan het einde van de subsidieperiode tevens een beschouwing over de vier kalenderjaren gezamenlijk, in relatie tot de overeengekomen prestatieafspraken (volgens model III).
• – De specifieke aandachtspunten genoemd in de subsidiebeschikking
• – Zaken die een belangrijke invloed hebben – of gaan hebben – op het functioneren en de continuïteit van uw instelling of op de positie van uw instelling binnen het bestel.
• – De accountantsverklaring bij de jaarrekening
• – Het rapport van bevindingen
• – Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording (COS4400).
• – Burgerlijk Wetboek, Boek 2, Titel 9
• – Wet op het specifiek cultuurbeleid
• – Bekostigingsbesluit cultuuruitingen
• – Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen
• – Directe opbrengsten Directe opbrengsten betreffen inkomsten die direct aan uw activiteiten zijn gerelateerd, waaronder lager vastgestelde en ingetrokken subsidies en overige inkomsten zoals sponsoring. Deze opbrengsten dienen afzonderlijk als opbrengsten te worden verantwoord en mogen niet gesaldeerd worden met de activiteitenlasten. Onder de opbrengsten uit lager vastgestelde verantwoordt u alle bedragen die lager zijn vastgesteld dan het bedrag van het oorspronkelijk verleende subsidie. De ingetrokken subsidies verantwoordt u afzonderlijk.
• – Indirecte opbrengsten Indirecte opbrengsten zijn opbrengsten die een afgeleide relatie hebben met de activiteiten van uw fonds zoals verhuur van onroerend goed of vergoedingen voor het uitlenen van personeel.
• – Subsidie OCW Verantwoord de subsidie OCW als bate voor het zelfde bedrag als de bijhorende activiteitenlast. Op deze wijze vindt een exacte matching van activiteitenlasten en subsidiebaten plaats. Voor het bedrag van de verantwoorde beheerslasten wordt eveneens eenzelfde bedrag aan subsidiebaten opgenomen. De in een jaar verantwoorde subsidie OCW brengt u in mindering op de ‘Nog te verlenen subsidies’, respectievelijk ‘Nog te realiseren beheerslasten’ (Balans). Onder ‘Overige subsidies/bijdragen’ geeft u een opsomming van alle subsidies van overige overheden, alle contributies, schenkingen, donaties of legaten, de bijdragen van vriendenstichtingen en niet structurele subsidies van het ministerie van OCW.
• – Beheerslasten Tot de ‘beheerslasten’ worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overheadlasten). U specificeert de ‘beheerslasten personeel’ bijvoorbeeld naar directie, secretariaat, personeelszaken, financiële zaken en algemene zaken. De ‘beheerslasten materieel’ kunnen worden onderverdeeld in huisvestingslasten, kantoorlasten, algemene publiciteitslasten en afschrijvingslasten. Kosten die verbonden zijn aan de advisering over subsidieaanvragen, zoals kosten van adviseurs of leden van adviescommissies (vacatiegelden, etc.) vallen eveneens onder de beheerslasten.
• – Activiteitenlasten Alle subsidies die zonder voorbehoud zijn verleend, worden verantwoord onder ‘activiteitenlasten’ ten laste van het boekjaar waarin u de subsidie heeft verleend, ongeacht het jaar waarin de subsidie wordt betaald. Hierbij is bepalend of de subsidieontvangende partij recht kan doen gelden op een bepaald bedrag (juridisch afdwingbare verplichtingen). In het prestatieoverzicht geeft u vervolgens een overzicht van de nog vast te stellen en vastgestelde subsidies (zie ook RJ 640.418). Bij de post ‘Overige activiteitenlasten’ verantwoord u de kosten voor eigen activiteiten als tentoonstellingen en symposia.
• – Saldo bijzondere baten/lasten Hier verantwoordt u baten en lasten uit gewone bedrijfsuitoefening, maar die door hun aard, omvang of incidentele karakter apart moeten worden gepresenteerd en toegelicht (bijvoorbeeld boekwinst of -verlies bij afstoting van materiële vaste activa, vrijval van voorziening, lasten uit reorganisatie). Volg daarbij Richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RJ 270).