Bijlage IA Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen: handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2009–2012 (inclusief musea en sectorinstituten)

Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen

Het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen (het Handboek) is bedoeld voor rechtspersonen (zowel aangewezen als niet aangewezen instellingen) die op grond van de artikelen 4, 4a en 4b van de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse of jaarlijkse instellingssubsidie ontvangen. Als uw instelling een dergelijke subsidie ontvangt, dient u over de besteding van de subsidie jaarlijks verantwoording aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW) af te leggen. Dit is een verplichting die geldt voor ieder boekjaar waarvoor subsidie is verleend. Rapportage van de besteding van afzonderlijk ontvangen projectsubsidies vindt bij voorkeur plaats door middel van uw reguliere jaarverantwoording. Voor fondsen geldt het Handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen als bedoeld in artikel 4 onder c van de Wet op het specifiek cultuurbeleid. De verantwoording van uw instelling dient om na te gaan of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Ook wordt nagegaan of aan de eisen uit wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd (rechtmatigheid). Daarnaast bieden de kwantitatieve gegevens van instellingen belangrijke beleidsinformatie m.b.t. ontwikkelingen in de sector. Uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie zijn uw geaccordeerde prestatieoverzicht en meerjarenbegroting en de door de Minister van OCW verleende subsidie. Met inachtneming van de bepalingen in de Wet Openbaarheid van Bestuur, kunnen de door de instellingen geleverde verantwoordingsgegevens openbaar worden gemaakt. Hieronder vindt u een overzicht van de wijzigingen ten opzichte van het handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2005–2008: In het verantwoordingsproces wordt een onderscheid gemaakt tussen instellingen die een éénjarige subsidie ontvangen en instellingen die een vierjaarlijkse subsidie ontvangen (aangewezen- én niet aangewezen instellingen). Binnen vier maanden na afsluiting van elk boekjaar (vóór 1

• – De handboeken verantwoording cultuursubsidies musea en instellingen zijn geïntegreerd.
• – Door nauwer aan te sluiten bij het Burgerlijk Wetboek 2 titel 9 en de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RJ) is het aantal specifieke voorschriften voor de inrichting van de jaarrekening verminderd.
• – Aanleveren van de verantwoordingsonderdelen dient elektronisch te geschieden,
• – zie hiervoor de aanwijzingen op www.cultuursubsidie.nl
• – Voor instellingen met een vierjaarlijkse subsidie is indiening van een afzonderlijk activiteitenverslag komen te vervallen. Dit kan omdat het bestuursverslag is uitgebreid met een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar.
• – Met uitzondering van instellingen met een vierjaarlijkse subsidie vallend onder het mandaatbesluit FCP geldt voor instellingen met een vierjaarlijkse subsidie, ongeacht de hoogte van het jaarlijkse subsidiebedrag, dat indiening van een accountantsverklaring is vereist.
• – Voor jaarsubsidies of projectsubsidies is een accountantsverklaring niet vereist als het subsidiebedrag lager is dan € 125.000.
• – Voor podiuminstellingen is de publieksinkomsteneis vervallen.
• – Voor sectorinstituten is een afzonderlijk verantwoordingsmodel voor de functionele exploitatierekening toegevoegd (model IId).
• – Aan het model prestatieverantwoording zijn enkele nieuwe onderdelen toegevoegd
• – Het controleprotocol en de modelaccountantsverklaring zijn aangepast.
• – Jaarrekening:
• • In de model exploitatierekening is onder directe inkomsten een aparte post opgenomen voor de vermelding van sponsorinkomsten
• • De post overige subsidies/bijdragen is gesplitst in een deel subsidies uit publieke middelen en een deel bijdragen uit private middelen.
• • Er is geen specifiek voorschrift meer voor de berekening van het bestemmingsfonds OCW.
• • Het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van een projectsubsidie wordt conform de RJ 221 opgenomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).
• – Balans De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Alle balansposten dienen te worden toegelicht
• – Functionele exploitatierekening De functionele exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens model II (At/m D). In de toelichting op de modellen wordt aangegeven welke variant op uw instelling van toepassing is. Op de functionele exploitatierekening geeft u een toelichting.
• – De samenstelling van het bestuur, de directie en eventueel de Raad van Toezicht
• – Het exploitatieresultaat en de financiële positie van uw instelling.
• – De realisatie van de voorgenomen prestaties.
• – Een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar en aan het einde van de subsidieperiode tevens een beschouwing over de vier kalenderjaren gezamenlijk.
• – De specifieke aandachtspunten genoemd in de subsidiebeschikking
• – Zaken die een belangrijke invloed hebben – of gaan hebben – op het functioneren en de continuïteit van uw instelling of op de positie van uw instelling binnen het bestel.
• – De accountantsverklaring bij de jaarrekening
• – Het rapport van bevindingen
• – Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording (COS4400).
• – Jaarrekening en accountantsproducten Zie Hoofdstuk 2 van dit handboek voor een toelichting op de jaarrekening en de accountantsproducten.
• – Activiteitenverslag Het activiteitenverslag (artikel 33 en 34 van het Bekostigingsbesluit) is vormvrij en geeft (kwalitatief en kwantitatief) inzicht in de aard, duur en omvang van de in het kader van de subsidiëring verrichte activiteiten. Het activiteitenverslag vergelijkt verrichte activiteiten met de voorgenomen activiteiten uit het activiteitenplan.
• – Financieel verslag Het financieel verslag dient opgesteld te worden volgens het model II dat opgesteld is voor de functionele exploitatierekening.
• – Activiteitenverslag Zie de toelichting in de voorgaande paragraaf.
• • Burgerlijk wetboek, boek 2, titel 9
• • Wet op het specifiek cultuurbeleid
• • Bekostigingsbesluit cultuuruitingen
• • Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen
• – Directe Opbrengsten Onder de directe opbrengsten verantwoordt u alle inkomsten die in enige relatie staan tot uw kernactiviteiten. U maakt onderscheid tussen publieksinkomsten, sponsorinkomsten en overige inkomsten. Publieksinkomsten zijn inkomsten die direct aan de publieksactiviteiten zijn gekoppeld, zoals kaartverkoop, horeca tijdens uitvoeringen, verkoop van programma’s, beeld of geluiddragers, vergoedingen voor radio- of t.v. -optredens, uitkoopsommen, auteursrecht en eventueel overige direct aan het publiek gerelateerde inkomsten. Sponsorinkomsten betreffen alle inkomsten uit sponsoring door ondernemingen. Sponsoring wordt overeenkomstig de code cultuursponsoring gedefinieerd als de overeenkomst tussen een onderneming (de sponsor) die geld en/of op geld waardeerbare prestaties levert, en een culturele instelling of een organisator van een cultureel evenement (de gesponsorde), die communicatiemogelijkheden, toegangskaarten en/of overige faciliteiten als tegenprestatie levert in verband met de door de gesponsorde te verrichten culturele activiteit. Onder sponsoring wordt niet verstaan reclame. De overige inkomsten betreffen alle overige inkomsten die een directe relatie hebben met uw kernactiviteiten.
• – Indirecte Opbrengsten Indirecte opbrengsten zijn opbrengsten die geen of slechts een indirecte relatie hebben met uw kernactiviteiten. U verantwoordt hier baten zoals verhuur onroerend goed, horeca los van voorstellingen of vergoedingen voor het uitlenen van personeel. Zie ook de opmerking onder saldo bijzondere baten/lasten.
• – Subsidies OCW, provincie en gemeente Vermeldt hier alle structurele subsidies die u uit deze bron ontvangt. Incidentele subsidies vermeldt u onder overige subsidies.
• – Overige subsidies/bijdragen Onder subsidies uit publieke middelen geeft u een opsomming van alle overige subsidies, zowel van binnenlandse als buitenlandse overheden als van fondsen die subsidie ontvangen van een overheid. Bepalend is of de subsidie is verstrekt door of namens een overheid. Van het laatste is sprake als de overheid invloed heeft op de verdeling van de subsidies. Het gaat om de volgende categorieën:
• 1. subsidies die rechtstreeks zijn verstrekt door het Rijk (ministeries, agentschappen, rijksdiensten), gemeenten, provincies of waterschappen;
• 2. subsidies die zijn verstrekt door een zelfstandig bestuursorgaan, zoals een cultuurfonds (NFPK+, Fonds BKVB, NLPVF, Mondriaan Stichting, Stimuleringsfonds voor Architectuur, Fonds voor de Letteren, Fonds voor Cultuurparticipatie, Nederlands Fonds voor de Film) een gemeentelijk of provinciaal fonds (zoals het Amsterdams Fonds voor de Kunst);
• 3. subsidies die zijn verstrekt door (andere) organisaties met publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid (zoals de Taalunie);
• 4. subsidies die zijn verstrekt door de Europese Unie, buitenlandse overheden of buitenlandse publieke fondsen.
• – Beheerslasten Tot de ‘beheerslasten’ worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overheadlasten).
• – Activiteitenlasten Tot de ‘activiteitenlasten’ behoren lasten die direct samenhangen met de activiteiten van uw instelling.
• – Saldo bijzondere baten/lasten Inkomsten die los staan van enig cultureel ondernemerschap zoals uitkeringen van verzekeringsmaatschappijen of het afboeken van een voorziening, verantwoordt u onder saldo bijzondere baten/lasten. Volg daarbij de actuele Richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving (RJ 270).
• – Vermeld onder 1. Producties/programma’s het aantal verschillende producties of programma’s voor het betreffende boekjaar en maak daarbij een onderscheid naar nieuwe producties en reprises.
• – Vermeld onder 2. Voorstellingen/concerten het totaal van de door uw instelling verrichte reguliere uitvoeringen.
• – Vermeld onder 3. Schoolvoorstellingen/-concerten alle besloten uitvoeringen die specifiek op scholieren zijn gericht, ongeacht de speellocatie.
• – Specifieke uitvoeringen, zoals orkestbegeleiding bij ballet-, opera- of kooruitvoeringen, cd -opnames, besloten uitvoeringen of educatieve activiteiten vermeldt u onder 4. Overige activiteiten.
• – Onder eigen regio wordt verstaan het landsdeel van vestiging (Noord, Oost, Zuid, Midden of West).
• – Vermeld onder 1. Activiteiten voor algemeen publiek de door uw instelling georganiseerde activiteiten bedoeld voor een algemeen publiek, zoals tentoonstellingen of voorstellingen.
• – Vermeld onder 2. Activiteiten voor vakgenoten de door uw instelling georganiseerde activiteiten (bijvoorbeeld workshops, seminars) specifiek bedoeld voor de internationale uitwisseling tussen makers.
• – Filmscreenings voor professionals kunnen onder showcases worden opgenomen.
• – Vermeld onder 1. Producties/projecten het aantal gerealiseerde producties, coproducties en onderzoeksprojecten.
• – Vermeld ook het totale aantal beginnende makers of makers in begeleidingstrajecten, zoals regisseurs, choreografen, schrijvers, musici of componisten dat bij deze projecten is betrokken.
• – Onder 2. Voorstellingen/concerten vermeldt u het totaal aan uitvoeringen dat met deze producties is gemoeid.
• – Alle overige activiteiten vermeldt u onder het derde kopje. Vermeld hier ook het bereik (gebruikers, deelnemers of bezoekers).
• – Onder eigen regio wordt verstaan het landsdeel van vestiging (Noord, Oost, Zuid, Midden of West).
• – Vermeld onder 1. Tentoonstellingen het aantal verschillende presentaties of tentoonstellingen in een jaar.
• – Onder 2. Bezoeken vermeldt u het totale aantal bezoeken inclusief het aantal bezoeken van scholieren.
• – Vermeld onder 3. Bezoeken scholen het totale aantal bezoekers vanuit scholen dat uw instelling heeft bezocht.
• – Bij 3. Erfgoedtaken wordt met Verwervingsactiviteiten gedoeld op activiteiten die bijdragen aan een duurzaam behoud van relevant sectoraal erfgoed, waaronder (het bevorderen van) aankopen (door derden) en schenkingen (aan derden).
• – Bij 3. Erfgoedtaken worden met Waardering en ontsluiting de activiteiten bedoeld die het sectorinstituut zelfstandig of met derden onderneemt om relevant sectoraal erfgoed te identificeren en voor publiek toegankelijk te maken (incl. digitalisering en het online aanbieden van collectie-informatie).
• – Met 4. Documentaire activiteiten wordt gedoeld op het verzamelen van gegevens (statistische en inhoudelijke gegevens) die relevant zijn om inzicht te verwerven in het functioneren van de sector.
• – Publieksfunctie Hieronder vallen alle werkzaamheden en uitgaven die rechtstreeks te maken hebben met de taak van musea om het in het museum aanwezige cultureel erfgoed voor publiek toegankelijk te maken. Betekenis geven is daarbij het kernbegrip.
• a) Vaste opstelling De vaste opstelling is dat deel van de collectie dat voor langere tijd1 De begrippen langere en kortere tijd zijn gekozen omdat dit per museum kan verschillen. Voor sommige musea is een jaar relatief lang voor een opstelling. Andere gaan uit van de eeuwigheid, een tijdelijke tentoonstelling duurt dan ongeveer 5 jaar. Ieder museum definieert deze begrippen in haar eigen jaarverslag dan ook zelf. wordt tentoongesteld en waarin binnen die termijn relatief weinig wijzigingen worden aangebracht. Alle kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan het vormgeven, onderhouden en beheren van de vaste tentoonstelling worden aan deze functie toegerekend. Dat geldt ook voor het onderzoek, de communicatie, marketing en educatieve programma’s die ten behoeve van de ontsluiting van de vaste opstelling worden uitgevoerd.
• b) Tijdelijke presentaties De tijdelijke presentaties zijn alle opstellingen die voor kortere tijd2Zie voorgaande voetnoot. worden geplaatst. Alle kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan het ontwerpen, vormgeven, opstellen, onderhouden en beheren van tijdelijke presentaties worden aan deze functie toegeschreven. Dit is inclusief de kosten die zijn verbonden aan de voor de presentatie verkregen bruiklenen. Dat geldt ook voor het onderzoek, de communicatie, marketing en educatieve programma’s die ten behoeve van de ontsluiting van een tijdelijke presentatie worden uitgevoerd.
• – Collectiefunctie Hieronder vallen alle kosten die gemaakt worden ten behoeve van het beheer van de museale collectie.
• c) Registratie en onderzoek Aan deze functie worden de werkzaamheden en de kosten toegerekend die gemaakt zijn in het kader van het onderzoek aan de eigen collectie ten behoeve van registratie, restauratie en conservering. Doel is dat op elk gewenst moment eenduidig en volledig inzicht kan worden verschaft in de collectie, inclusief de kwantitatieve en kwalitatieve staat daarvan.
• d) Conserveren en restaureren Aan de functie conserveren en restaureren worden al die kosten toegerekend die worden gemaakt voor het restaureren en conserveren van de collectie, zowel in de opstellingen als in depot of opslag. Ook alle kosten die worden gemaakt om de collectie kwalitatief op niveau te houden, worden toegerekend aan deze functie.
• e) Verwerving en afstoten De ten behoeve van verwerving en afstoting gemaakte kosten voor werkzaamheden, transport en eventueel de aankoopsom, worden aan deze functie toegerekend.
• – Wetenschappelijke functie Hieronder vallen alle kosten die gemaakt worden om de door het museum beheerde collectie in de brede context van het cultureel erfgoed te positioneren.
• f) Onderzoek en documentatie Aan deze functie worden de kosten toegerekend voor onderzoek dat de eigen collectie in breder verband plaatst, wetenschappelijk onderzoek in algemene zin en bijvoorbeeld de uitgave van bestandscatalogi. Ook de kosten en opbrengsten van documentatiecentrum en bibliotheek worden onder deze functie gevat.
• – Lasten algemeen beheer Tot de lasten in de kolom ‘Algemeen beheer’ worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overhead).
• 1 Archeologische Werkgemeenschap voor Nederland (AWN) (RACM)
• 2 Stichting Bekijk ’t
• 3 Stichting Allaboutus Film Factory
• 4 Stichting Buitenkunst
• 5 Stichting Davina van Wely
• 6 Stichting De Grote Prijs van Nederland
• 7 Stichting De Noorderlingen
• 8 Stichting Don't Hit Mama
• 9 Stichting Euro+Songfestival
• 10 Stichting Hal Vier (Digital-playground)
• 11 Stichting Interart
• 12 Stichting Jeugdorkest Nederland
• 13 Stichting Kinderkunsthal Rotterdam, Villa Zebra
• 14 Stichting Koorbegeleidingen
• 15 Stichting Meer-Doen-met-Cultuur (De Kunstbende)
• 16 Stichting Nationaal Jeugd Orkest
• 17 Stichting Open Monumentendag
• 18 Stichting Orlando Festival
• 19 Stichting PopSport
• 20 Stichting Prinses Christina Concours
• 21 Stichting Ricciotti Ensemble
• 22 Stichting Rotterdams Wijktheater
• 23 Stichting Theatergroep DOX
• 24 Stichting Toneelbegeleidingsgroep STUT
• 25 Stichting Vioolprijs Iordens-Baronesse Sweets de Landas
• 26 Stichting Vocaal Talent Nederland
• 27 Stichting WMC Kerkrade
• 28 SWING- Landelijke Stichting Promotie Muziekimprovisatie