Art. 5 Verordening (EU) 2023/2859, Taken van de verzamelende instanties en verantwoordelijkheden van entiteiten
1. De verzamelende instanties:
a) verzamelen de door de entiteiten ingediende informatie;
b) slaan de door de entiteiten ingediende of door de verzamelende instanties zelf gegenereerde informatie op en doen waar relevant een beroep op bestaande procedures en infrastructuur voor de opslag van informatie;
c) voeren technische geautomatiseerde validaties uit ten aanzien van de door de entiteiten ingediende informatie om na te gaan of de informatie voldoet aan het volgende:
i) de informatie is ingediend in een voor data-extractie geschikt formaat of, waar passend, in het machinaal leesbare formaat bepaald in een van de wetgevingshandelingen van de Unie uit hoofde van artikel 1, lid 1, punt a), op grond waarvan de informatie wordt ingediend;
ii) de metadata voor de informatie, zoals bepaald op grond van lid 10, punt e), van dit artikel en, indien van toepassing, artikel 3, lid 1, punt a), zijn beschikbaar en volledig;
iii) de informatie gaat indien vereist vergezeld van een gekwalificeerd elektronisch zegel;
d) leggen geen andere voorwaarden op voor het gebruik en hergebruik van de op het ESAP toegankelijke informatie dan die welke zijn vastgesteld in open standaardlicenties zoals bedoeld in artikel 9;
e) passen de API toe en verstrekken aan het ESAP, kosteloos en binnen de toepasselijke termijn, de informatie, de metadata voor die informatie en, indien vereist, het gekwalificeerde elektronische zegel;
f) bieden, voor zover dat binnen de technische bevoegdheid van de verzamelende instantie valt, technische bijstand aan de entiteiten die de informatie indienen, ten minste met betrekking tot de procedures voor indiening, afwijzing en herindiening;
g) zorgen ervoor dat de in artikel 1, lid 1, bedoelde informatie ten minste tien jaar op het ESAP beschikbaar blijft, tenzij anders is bepaald in de wetgevingshandelingen van de Unie uit hoofde van artikel 1, lid 1, punt a).
Voor de toepassing van punt g) van de eerste alinea van dit lid en in overeenstemming met de Verordeningen (EU) 2016/679 en (EU) 2018/1725 nemen de verzamelende instanties de nodige technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat, wanneer de metadata bij de ingediende informatie verwijzen naar persoonsgegevens, die informatie niet langer dan vijf jaar wordt bewaard om beschikbaar te worden gesteld op het ESAP, noch op het ESAP toegankelijk wordt gemaakt, tenzij anders is bepaald in de wetgevingshandelingen van de Unie uit hoofde van artikel 1, lid 1, punt a), van deze verordening.
2. De verzamelende instanties kunnen door entiteiten ingediende informatie afwijzen indien de informatie kennelijk ongepast is, onrechtmatig is of buiten de in artikel 1, lid 1, bedoelde informatie valt.
De verzamelende instanties verwijderen op het ESAP toegankelijk gemaakte informatie waarvan zij vaststellen dat die informatie kennelijk ongepast of onrechtmatig is of buiten de in artikel 1, lid 1, bedoelde informatie valt.
3. De verzamelende instanties wijzen door entiteiten ingediende informatie af indien uit de in lid 1, punt c), van dit artikel bedoelde geautomatiseerde validaties blijkt dat de informatie niet voldoet aan de vereisten uit dat punt b), of, waar relevant, op basis van de op grond van artikel 10, lid 2, ontvangen kennisgevingen.
4. De verzamelende instanties stellen de entiteiten binnen een redelijke termijn in kennis van de afwijzing of verwijdering van informatie en van de redenen daarvoor.
5. Wanneer de door een entiteit op grond van artikel 1, lid 1, punt a), ingediende informatie door een verzamelende instantie wordt afgewezen of verwijderd, corrigeert die entiteit de informatie en dient zij die zonder onnodige vertraging opnieuw in. De verzamelende instantie stelt de ESMA ervan in kennis als informatie wordt afgewezen, verwijderd of vervangen op grond van lid 2 van dit artikel.
Entiteiten kunnen ervoor kiezen informatie slechts eenmaal en bij slechts een verzamelende instantie in te dienen. De indiening en eventuele herindiening van informatie, samen met de relevante begeleidende metadata, gebeuren bij dezelfde verzamelende instantie.
6. Entiteiten zijn verantwoordelijk voor de volledigheid en nauwkeurigheid van de informatie in de taal waarin die is ingediend, alsook voor de relevante begeleidende metadata die zij bij de verzamelende instanties indienen. Entiteiten zijn met name verantwoordelijk voor het vaststellen of er persoonsgegevens zijn opgenomen in de informatie die zij bij de verzamelende instantie indienen samen met de relevante begeleidende metadata om aan te geven of de informatie persoonsgegevens bevat.
7. Wat de onder deze verordening vallende informatie betreft, oefenen de verzamelende instanties, op grond van artikel 9 van deze verordening, het recht van de producent van de database, als bedoeld in artikel 7, lid 1, van Richtlijn 96/9/EG van het Europees Parlement en de Raad (15), of enig ander intellectuele-eigendomsrecht niet uit op een manier die het gebruik en hergebruik van de inhoud van de database verhindert of beperkt.
8. Een verzamelende instantie kan de in lid 1, punten a), b), c), e), f) en g), en de in de leden 3 en 4 bedoelde taken delegeren aan een onder het recht van een lidstaat vallende rechtspersoon of aan een orgaan of instantie van de Unie (“de gedelegeerde”). Het delegeren van taken geschiedt in de vorm van een schriftelijke overeenkomst waarin de te vervullen taken en de voorwaarden waaronder die taken moeten worden uitgevoerd, nader worden bepaald (“delegatieovereenkomst”).
De in de delegatieovereenkomst uiteengezette voorwaarden zorgen ervoor dat:
a) de gedelegeerde geen belangenconflict heeft;
b) de gedelegeerde de verkregen informatie niet op onrechtmatige of concurrentieverstorende wijze of voor een ander doel dan vermeld in de delegatieovereenkomst gebruikt;
c) de gedelegeerde zorgt voor de bescherming van de informatie overeenkomstig artikel 6 met betrekking tot de gedelegeerde taken;
d) de gedelegeerde de verzamelende instantie regelmatig informeert over de algemene uitvoering van de gedelegeerde taken;
e) de gedelegeerde de verzamelende instantie zonder onnodige vertraging in kennis stelt van elke tekortkoming om een gedelegeerde taak uit te voeren.
De verzamelende instantie blijft verantwoordelijk voor de taken die zij delegeert, waaronder het beschikbaar maken van alle informatie die de ESMA nodig heeft met betrekking tot een gedelegeerde taak.
Het feit dat de verzamelende instantie taken aan een derde heeft gedelegeerd, laat de aansprakelijkheid van de verzamelende instantie onverlet. De verzamelende instantie delegeert haar taken niet in zodanige mate dat zij niet langer als verzamelende instantie kan worden beschouwd.
De verzamelende instantie zorgt ervoor dat elke delegatie van taken op kostenefficiënte wijze wordt uitgevoerd en dat de delegatie voor zover mogelijk wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat de bestaande verzamelprocedures en -infrastructuur verder kunnen worden gebruikt voor de doeleinden van het ESAP.
De verzamelende instantie stelt de ESMA in kennis van elke delegatieovereenkomst die zij sluit.
9. De verzamelende instanties zorgen voor een passend niveau van authenticiteit, beschikbaarheid, integriteit en niet-afwijzing van de door de entiteiten ingediende informatie die toegankelijk moet worden gemaakt op het ESAP. Om die niveaus te waarborgen, kunnen de lidstaten de verzamelende instanties toestaan te eisen dat de door entiteiten ingediende informatie die toegankelijk moet worden gemaakt op het ESAP vergezeld gaat van een gekwalificeerd elektronisch zegel.
10. De ETA’s ontwikkelen via het Gemengd Comité ontwerpen van technische uitvoeringsnormen tot nadere bepaling van de volgende elementen:
a) de wijze waarop de in lid 1, punt c), van dit artikel bedoelde geautomatiseerde technische validaties moeten worden uitgevoerd voor elk type informatie dat door entiteiten wordt ingediend;
b) de kenmerken van het in lid 1, punt c), iii), van dit artikel en in lid 9 van dit artikel bedoelde gekwalificeerde elektronische zegel;
c) de in lid 1, punt d), van dit artikel bedoelde open standaardlicenties;
d) de kenmerken van de op grond van lid 1, punt e), van dit artikel toe te passen API;
e) de kenmerken van de metadata die nodig zijn voor de in artikel 7, lid 3, bedoelde zoekfunctie op het ESAP, de in lid 6 van dit artikel bedoelde metadata en alle andere metadata die nodig zijn voor het functioneren van het ESAP;
f) de in lid 1, punt e), van dit artikel bedoelde termijnen;
g) een indicatieve lijst en kenmerken van formaten die aanvaardbaar zijn als voor data-extractie geschikte formaten en als machinaal leesbare formaten zoals bedoeld in lid 1, punt c), i), van dit artikel.
11. Bij de ontwikkeling van de in lid 10 bedoelde ontwerpen van technische uitvoeringsnormen houden de ETA’s rekening met de normen die reeds in de overeenkomstige sectorale wetgevingshandelingen van de Unie bestaan, en met name met de normen die specifiek zijn ontworpen voor kleine en middelgrote ondernemingen.
De ETA’s leggen die ontwerpen van technische uitvoeringsnormen uiterlijk op 10 september 2024 voor aan de Commissie.
Aan de Commissie wordt de bevoegdheid toegekend om de in de eerste alinea van dit lid bedoelde technische uitvoeringsnormen vast te stellen overeenkomstig artikel 15 van Verordening (EU) nr. 1093/2010, artikel 15 van Verordening (EU) nr. 1094/2010 en artikel 15 van Verordening (EU) nr. 1095/2010.
12. Verzamelende instanties die organen of instanties van de Unie zijn en die overeenkomstig artikel 1, lid 3, historische informatie beschikbaar stellen op het ESAP, doen het volgende:
a) zij bereiden die informatie voor in een voor data-extractie geschikt formaat;
b) zij doen die informatie vergezeld gaan van metadata waarin het volgende wordt gespecificeerd:
i) de namen van de entiteit;
ii) het soort informatie, zoals ingedeeld op grond van artikel 7, lid 4, punt c);
iii) indien beschikbaar, de identificatiecode voor juridische entiteiten van de entiteit op grond van artikel 7, lid 4, punt b);
c) zij specificeren dat de informatie historische informatie is.
In afwijking van lid 1, punt g), van dit artikel wordt historische informatie niet langer dan vijf jaar toegankelijk gemaakt op het ESAP.