Art. 16 Richtlijn (EU) 2017/1132, Openbaarmaking in het register
1. In iedere lidstaat wordt bij een centraal, handels- of vennootschapsregister („het register”) voor elk der aldaar ingeschreven vennootschappen een dossier aangelegd.
De lidstaten zien erop toe dat vennootschappen een unieke identificatiecode krijgen waardoor zij eenduidig kunnen worden geïdentificeerd wanneer registers met elkaar communiceren via het systeem van koppeling van centrale, handels- en vennootschapsregisters dat is ingesteld overeenkomstig artikel 22, lid 2 („systeem van gekoppelde registers”). Die unieke identificatiecode bevat ten minste elementen die het mogelijk maken om de lidstaat van het register, het nationale register van oorsprong en het nummer van de vennootschap in dat register te bepalen en, indien nodig, kenmerken om identificatiefouten te vermijden.
2. Voor de toepassing van dit artikel wordt onder de term „langs elektronische weg” verstaan dat de gegevens worden verzonden en ontvangen via elektronische apparatuur voor de verwerking (met inbegrip van digitale compressie) en de opslag van gegevens en geheel via draden, radio, optische middelen of andere elektromagnetische middelen op de door de lidstaten bepaalde wijze worden verzonden, doorgeleid en ontvangen.
3. Alle akten en alle gegevens die krachtens artikel 14 openbaar gemaakt dienen te worden, worden in het dossier opgenomen of ingeschreven in het register; de inhoud van het in het register ingeschrevene dient in elk geval uit het dossier te blijken.
De lidstaten dragen er zorg voor dat de vennootschappen en andere personen en instanties die gehouden zijn tot aanmelding of medewerking, alle akten en gegevens die overeenkomstig artikel 14 openbaar moeten worden gemaakt, in elektronische vorm kunnen indienen. Bovendien kunnen de lidstaten alle — of bepaalde categorieën — vennootschappen ertoe verplichten al deze — of bepaalde categorieën — akten en gegevens langs elektronische weg in te dienen.
Alle in artikel 14 bedoelde akten en gegevens die hetzij op papier, hetzij langs elektronische weg worden ingediend, moeten in elektronische vorm in het dossier worden opgenomen of in het register worden ingeschreven. Hiertoe dragen de lidstaten er zorg voor dat alle op papier ingediende akten en gegevens door het register in elektronische vorm worden omgezet.
De in artikel 14 bedoelde akten en gegevens die tot uiterlijk 31 december 2006 op papier zijn ingediend, hoeven niet automatisch door het register in elektronische vorm te worden omgezet. De lidstaten dragen er niettemin zorg voor dat zij na ontvangst van een aanvraag om openbaarmaking langs elektronische weg door het register in elektronische vorm worden omgezet, wanneer deze aanvraag overeenkomstig de maatregelen die ter uitvoering van lid 4 van dit artikel zijn vastgesteld, wordt ingediend.
4. Een volledig of gedeeltelijk afschrift van de in artikel 14 bedoelde akten of gegevens moet op aanvraag verkrijgbaar zijn. Aanvragen kunnen zowel op papier als langs elektronische weg, naar keuze van de aanvrager, bij het register worden ingediend.
De in de eerste alinea bedoelde afschriften moeten op papier of langs elektronische weg, naar keuze van de aanvrager, van het register kunnen worden verkregen. Dit geldt voor alle reeds ingediende akten en gegevens. De lidstaten kunnen echter besluiten dat alle — of bepaalde categorieën — akten en gegevens die tot uiterlijk 31 december 2006 op papier zijn ingediend, niet langs elektronische weg van het register kunnen worden verkregen indien zij vóór een vastgestelde termijn voorafgaand aan de datum van de aanvraag bij het register zijn ingediend. Die vastgestelde termijn mag niet korter zijn dan tien jaar.
De kosten voor de verkrijging van een volledig of gedeeltelijk afschrift van de in artikel 14 bedoelde akten of gegevens, hetzij op papier, hetzij langs elektronische weg, mogen de administratiekosten niet overschrijden.
De op papier aan een aanvrager verstrekte afschriften worden voor eensluidend afschrift gewaarmerkt, tenzij de aanvrager daarvan afziet. Elektronische kopieën worden niet voor eensluidend afschrift gewaarmerkt, tenzij de aanvrager uitdrukkelijk hierom verzoekt.
De lidstaten nemen de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat in geval van waarmerking van elektronische kopieën zowel de authenticiteit van de herkomst als de integriteit van de inhoud ervan worden gewaarborgd, ten minste door een geavanceerde elektronische handtekening in de zin van artikel 2, lid 2, van Richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad (29).
5. De in lid 3 bedoelde akten en gegevens worden, hetzij volledig, hetzij gedeeltelijk, of door middel van een verwijzing naar het document dat in het dossier is opgenomen of in het register is ingeschreven, in het door de lidstaat aangewezen nationale publicatieblad bekendgemaakt. Het daartoe aangewezen nationale publicatieblad kan in elektronische vorm worden bewaard.
De lidstaten kunnen besluiten de bekendmaking in het nationale publicatieblad te vervangen door een ander, even doeltreffend instrument, dat ten minste het gebruik van een systeem omvat dat in chronologische volgorde via een centraal elektronisch platform toegang tot de openbaar gemaakte informatie biedt.
6. De akten en gegevens kunnen door de vennootschap niet dan na de in lid 5 bedoelde openbaarmaking aan derden worden tegengeworpen, tenzij de vennootschap aantoont dat deze derden er kennis van droegen.
Deze akten en gegevens kunnen evenwel, met betrekking tot handelingen die zijn verricht vóór de zestiende dag volgende op die van de openbaarmaking, niet worden tegengeworpen aan derden die aantonen dat zij er onmogelijk kennis van hadden kunnen dragen.
7. De lidstaten nemen de nodige maatregelen om elke tegenstrijdigheid te vermijden tussen de inhoud van de overeenkomstig lid 5 openbaar gemaakte tekst en die van het register of van het dossier.
In geval van tegenstrijdigheid echter kan de overeenkomstig artikel 5 openbaar gemaakte tekst niet aan derden worden tegengeworpen; deze derden kunnen zich echter wel erop beroepen, tenzij de vennootschap aantoont dat zij kennis droegen van de in het dossier opgenomen of in het register ingeschreven tekst.
Derden kunnen zich bovendien steeds beroepen op akten of gegevens ten aanzien waarvan de formaliteiten van openbaarmaking nog niet zijn vervuld, tenzij het nalaten van de openbaarmaking deze van rechtsgevolgen berooft.