Art. 91 Uitvoeringsverordening (EU) nr. 404/2011, Formaat voor het verkoopdocument
Uitvoeringsverordening (EU) nr. 404/2011
1. De lidstaten bepalen in welk formaat de verkoopdocumenten elektronisch moeten worden ingevuld en doorgegeven overeenkomstig artikel 63 van de controleverordening.
2. Voor de uitwisseling van de in dit hoofdstuk bedoelde informatie tussen de lidstaten wordt gebruik gemaakt van het formaat in bijlage XII, waaruit extensible mark-up language (XML) wordt afgeleid. De Commissie bepaalt na overleg met de lidstaten welk XML-formaat wordt gebruikt voor de elektronische gegevensuitwisseling tussen de lidstaten onderling en tussen, enerzijds, de lidstaten en, anderzijds, de Commissie en de door de Commissie aangewezen instantie.
3. Wijzigingen van het in lid 1 bedoelde formaat moeten duidelijk als zodanig herkenbaar zijn en moeten worden gemarkeerd met de datum waarop de wijziging is aangebracht. Dergelijke wijzigingen mogen op zijn vroegst zes maanden nadat het besluit tot wijziging is genomen, van kracht worden.
4. Een lidstaat die elektronische informatie uit een andere lidstaat ontvangt, zorgt ervoor dat een retourbericht naar de bevoegde autoriteiten van die lidstaat wordt verstuurd. Het retourbericht bevat een ontvangstbevestiging.
5. De in bijlage XII bedoelde gegevenselementen die geregistreerde kopers, geregistreerde visafslagen of andere door de lidstaten gemachtigde instanties of personen op grond van de EU-voorschriften verplicht in hun verkoopdocumenten moeten registreren, moeten ook tussen de lidstaten worden uitgewisseld.
6. De lidstaten:
a) zorgen ervoor dat de gegevens die zij op grond van dit hoofdstuk hebben ontvangen, in een computerleesbare vorm worden geregistreerd en gedurende ten minste drie jaar veilig in een elektronisch gegevensbestand worden opgeslagen;
b) nemen de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat de gegevens uitsluitend voor officiële doeleinden worden gebruikt, en
c) treffen de nodige technische voorzieningen om dergelijke gegevens te beschermen tegen onopzettelijk of niet-geautoriseerd wissen, toevallig verlies, beschadiging, verspreiding of onbevoegde raadpleging.
7. In elke lidstaat is de in artikel 5, lid 5, van de controleverordening bedoelde ene enkele autoriteit verantwoordelijk voor de doorgifte, de ontvangst, het beheer en de verwerking van alle gegevens waarop dit hoofdstuk van toepassing is.
8. De lidstaten wisselen onderling de contactgegevens van hun in lid 7 bedoelde autoriteit uit en stellen de Commissie en de door de Commissie aangewezen instantie daarvan uiterlijk drie maanden na de inwerkingtreding van de onderhavige verordening in kennis.
9. Wijzigingen van de in de leden 7 en 8 bedoelde gegevens worden voordat zij van kracht worden, meegedeeld aan de Commissie, de door de Commissie aangewezen instantie en de andere lidstaten.
10. Het formaat van verkoopdocumenten die niet elektronisch hoeven te worden ingevuld en doorgegeven, wordt bepaald door de lidstaten. Het verkoopdocument bevat ten minste de in artikel 64, lid 1, van de controleverordening bedoelde gegevens.